De fleste virksomheder og enkeltpersoner, der opretter og samarbejder online ved hjælp af dokumenter, regneark og præsentationer, kender Microsoft Office, men mange mennesker er stadig uvidende om de mange tidsbesparende funktioner, der er indbygget i denne kraftfulde kontorpakke.
I denne artikel ser vi på 18 tidsbesparende tip, der hjælper dig og dine medarbejdere med at få mest muligt ud af Microsoft Office-pakken, uanset om du bruger Microsoft 365 eller Microsoft Office 2022-2023. Dine dokumenter, regneark og præsentationer vil se godt ud, og du får dem færdige på halve tiden.
Brugt korrekt kan disse skjulte funktioner i høj grad øge medarbejdernes produktivitet, hjælpe dig med at spare tid og penge og give dem en mere behagelig arbejdsoplevelse.
Hvis du leder efter en billigere måde at oprette rige dokumenter, kraftfulde regneark og engagerende præsentationer på, kan du se vores liste over gratis kontorsoftware.
Sådan får du mest ud af Microsoft Office: Forberedelse
Nye funktioner føjes til Microsoft Office hele tiden, så sørg for at du har den mest opdaterede version af softwaren. Hvis du har et Microsoft 365-abonnement, kan du opdatere dine apps fra Microsoft Autoupdate-appen eller blot lade dem opdatere automatisk. Hvis du ellers har købt en enkeltstående version af Microsoft Office, skal du bare være opmærksom på, at du muligvis skal opgradere for at få adgang til nogle af nedenstående funktioner.
Tip 1: Gem automatisk ændringer med OneDrive
OneDrive er Microsoft Office's cloud storage-tjeneste, og den er tilgængelig, uanset om du har et Microsoft 365-abonnement eller ej. OneDrive giver dig ikke kun adgang til alle dine filer hvor som helst og når som helst, du kan også oprette forbindelse til OneDrive til din Microsoft Office-software for at drage fordel af autosave-funktionen.
Når det er aktiveret, opdateres ændringer til skyen i realtid. Plus, OneDrive gemmer flere versioner af dine dokumenter, så du nemt kan sammenligne og rulle tilbage til en tidligere version efter behov. Enhver, der nogensinde har mistet en times arbejde på grund af en computerfejl eller strømafbrydelse, ved, hvad en tidsbesparende funktion er. For at finde ældre versioner i Microsoft 365 skal du klikke på Filer> Info> Versionshistorik.
Tip 2: Lær genveje til hele pakken
En af de største fordele ved Microsoft Office er, hvor konsekvent brugeroplevelsen er på tværs af de forskellige apps. Dette betyder, at de fleste tastaturgenveje fungerer på samme måde i Word, Excel og PowerPoint. At lære disse kommandoer kan i høj grad fremskynde produktiviteten. Ctrl + S (⌘S) for at gemme, Ctrl + P (⌘P) for at udskrive og endnu mere uklare kommandoer som Ctrl + D (⌘D) til Font-dialogen fungerer på tværs af pakken.
Et godt produktivitetstip er at give en liste over almindelige genveje til medarbejdere, der kan henvise til det efter behov, indtil det bliver anden natur.
Tip 3: Brug funktionen Fortæl mig (Word)
Funktionen Tell Me (hvad du vil gøre) blev føjet til Microsoft Office 2016, men når du først har lært at bruge det, er det en gave. Vil du ændre stilen? Skriv "Style". Beskære et foto? Skriv "Beskær." Indsæt en tabel, tilføj en kommentar, skift layout, opdater designet, læs teksten højt - næsten alle Office-funktioner er tilgængelige hurtigt og nemt gennem denne menu, mens smarte forslag gør det nemt at finde det, du leder efter ved at skrive kun et eller to ord.
Imidlertid opdaterer Microsoft 365 konstant sit featuresæt, og dette er muligvis ikke til stede i de nyere versioner.
Tip 4: Del dokumenter hurtigt med knappen Share
Deleknappen er placeret i øverste højre hjørne af appen og kan bruges til hurtig deling af et dokument via OneDrive, e-mail, AirDrop (kun Mac) og andre tredjeparts tjenester. I stedet for at åbne din e-mail-klient og søge efter en fil (“Hvor har jeg gemt det igen?”), Skal du blot klikke på knappen Del og vælge dine modtagere.
Tip 5: Find & erstat
Hvis du har brug for at ændre et ord eller en gruppe af ord gennem et helt dokument, kan du gøre det hurtigt med funktionen Find & erstat. Bare tryk på Ctrl + Shift + H (⌘⇧H), så Find & erstat-dialogen vises. Skriv den tekst, du vil ændre, i Find-feltet, erstatningen i Erstat-feltet, og tryk på Erstat-knappen. Office søger i dokumentet og foretager ændringer efter behov.
Du kan også erstatte med intet (lad feltet Erstat tomt) for at slette flere forekomster af et ord.
Tip 6: Avanceret Søg & erstat
Der er mere ved dette kraftfulde værktøj, end det ser ud til. Ved at klikke på knappen nederst til venstre i dialogen kan du få adgang til avancerede funktioner for øjeblikkeligt at ændre skrifttypestil, afsnitindstillinger og mere for enhver tekst, du har brug for.
For eksempel kan du finde alle fremhævet tekst og gøre skrifttypen rød, ellers skal du markere al teksten på det specifikke sprog og gøre den kursiv. Brug dette når som helst du har brug for til at foretage brede ændringer i specifikke tekstformater.
Tip 7: Tilpas og brug stilarter til flotte dokumenter
Det er overraskende, hvor mange mennesker bruger Microsoft Office på daglig basis, men alligevel ikke udnytter Styles til at strømline deres dokumenter og fremskynde skrivningen. Stilarter kan findes under fanen Hjem og giver dig mulighed for at anvende foruddefinerede skrifttypeindstillinger på farten. Du kan også ændre disse stilarter, så de passer til dine behov og dokument. Typografier opdateres automatisk, når du også skifter tema, hvilket gør det nemt at ændre et helt dokuments udseende på et øjeblik.
Tip 8: Kopier og indsæt flere emner med Spike
Disse praktiske funktioner giver dig mulighed for at kopiere flere emner og indsætte dem på én gang. Vælg bare den første tekstblok, tryk på Ctrl + F3 eller ⌘F3, og fortsæt derefter til den næste. Hver gang du trykker på Ctrl eller Command + F3, gemmes teksten osv. Når du er klar til at indsætte alt, skal du skrive Ctrl + Shift + F3 eller ⌘⇧F3. Du kan også skrive "spike" (små bogstaver) og trykke på Enter, og den gemte tekst forbliver i hukommelsen for at blive brugt en anden gang.
Tip 9: Kopier og indsæt formatering
Strømlin formatering hurtigt på tværs af tekstblokke ved at trykke på Ctrl + Skift + C (⌘⇧C) for at kopiere formatering (skrifttype og afsnitsformat, farver, justering osv.) Og Ctrl + Skift + V (⌘⇧V) for at indsætte formatering til valgt tekst.
Tip 10: Tilpas dine Office-bånd
Hvis du ofte finder dig selv på jagt efter bestemte funktioner i menuer eller udvidere, tøv ikke med at føje dem foran og i midten til dit bånd. Du kan gøre dette under Præference> Bånd & værktøjslinje eller ved at gå til Filer> Indstillinger> Tilpas bånd. Du kan blive overrasket over det store udvalg af funktioner, du kan tilføje til dit bånd for hurtig adgang. Du kan også skjule båndet for at få mere plads ved at klikke en gang på den fane, der er åben, gå til Vis> Bånd eller skrive Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Tip 11: tredobbeltklik for at vælge et afsnit
De fleste ved, at du kan dobbeltklikke på et ord for at vælge det. Du kan også tredobbeltklikke på et ord for at vælge hele afsnittet, hvilket er meget praktisk til at flytte rundt på store stykker tekst, når du redigerer.
Tip 12: Juster automatisk korrektion, så den passer dig
Det er en almindelig klage, at Microsoft Office ændrer tekst, mens du skriver, selvom du er sikker på, hvad du mener. Du kan justere disse indstillinger under Værktøjer> Indstillinger for autokorrektur. Du kan fjerne alt, der generer dig, eller tilføje ord, som du ofte skriver forkert. Du kan endda tilføje symboler, som at erstatte (c) med ©.
Tip 13: Sammenlign dokumenter side om side (kun Windows)
Selvfølgelig kan du bare åbne separate vinduer og placere dem side om side, men Microsoft Office's Side-by-Side-funktion går et skridt videre med synkroniseret rulning, hvilket er en enorm tidsbesparelse ved sammenligning og redigering af versioner af lange dokumenter.
Tip 14: Se to forskellige dele af det samme dokument med delt visning
Dette er et fantastisk værktøj, når du skal foretage ændringer i en del af et dokument, mens du henviser til et andet afsnit (f.eks. Når du skriver en introduktion eller konklusion). Gå blot til visningsbåndet og vælg Opdel visning. Du kan rulle til forskellige sektioner i hvert vindue uafhængigt og foretage ændringer i en af dem.
Tip 15: Kopiér og indsæt som en professionel
Næsten meget ved alle, hvordan man kopierer og indsætter en tekstblok, men vidste du, at du hurtigt kan indsætte tekst uden formatering eller som et billede eller PDF direkte inde i dit dokument? Skriv bare Ctrl + Alt + V (⌘⌃V), så får du en dialog med muligheder.
I Word kan du bruge denne dialog til at indsætte tekst uden formatering, mens du i Excel kun kan indsætte værdier, formatering eller kommentarer, alt undtagen grænser, og endda tilføje, trække fra, multiplicere og dele summer på farten.
Tip 16: Tilpas din genvejsmenu
Du kan tilføje funktioner, du ofte bruger, til værktøjslinjen Hurtig adgang i enhver apps genvejsmenu øverst i dokumentet. Som standard ser du kommandoer som Gem, Udskriv og Fortryd, men du kan tilføje næsten alt her. Klik bare på pilen til højre for at tilføje kommandoer, når du har brug for dem.
Tip 17: Flet former (Powerpoint)
Du kan kombinere forskellige enkle former for at gøre mere komplekse, der ser godt ud i dine præsentationer, og du har ikke brug for et fancy værktøj som Illustrator for at gøre det. Vælg bare de figurer, du vil flette, og klik på Flet figurer under fanen Format. Disse flettede figurer kan kopieres og indsættes i andre apps, som Word.
Tip 18: Brug betinget formatering til dynamisk format af celler (Excel)
Betinget formatering giver dig mulighed for at anvende typografier på bestemte celler baseret på deres værdi eller indhold. For eksempel vil du muligvis gøre hver positiv værdi grøn og hver negativ værdi rød. Vælg bare de celler, du vil formatere, og brug derefter fanen Betinget formatering i båndet Hjem. Der er mange forudindstillinger, eller du kan definere dine egne regler og ligninger.
Resumé
Microsoft Office er en af de bedste kontorsuiter, der findes, med masser af effektive muligheder, der hjælper med at strømline dine medarbejderes arbejde og øge produktiviteten. Tilskynd teammedlemmer til at udforske softwaren og til aktivt at dele tip og tricks indbyrdes. Det er ikke kun sjovt og spændende at opdage nye funktioner, men det gør samarbejdet meget lettere og giver medarbejderne mulighed for at gøre mere på kortere tid, mens de arbejder mere komfortabelt.
- Vi har præsenteret de bedste Microsoft Office-tilbud.