Smartsheet er ikke din typiske projektstyringsplatform. I stedet er det en Excel-lignende regnearksoftware, der giver mulighed for indviklede datavisninger. Mens platformen kan låse op for masser af fleksibilitet for din virksomhed, tager det en leder, der virkelig elsker regneark for at få mest muligt ud af denne software. Smartsheet er ikke særlig let at bruge, og det mangler det intuitive design hos mange af sine dedikerede projektledelseskonkurrenter.
Planer og priser
Smartsheet har to planniveauer for små virksomheder og to tilpassede planindstillinger for mellemstore og store virksomheder.
Den individuelle plan koster $ 19 pr. Bruger pr. Måned eller $ 168 pr. Bruger pr. År, hvis den betales årligt. Dette inkluderer meget af Smartsheets funktionalitet, men udelader især muligheden for at spore fremskridt og administrere brugere på tværs af et team.
Forretningsplanen koster $ 32 pr. Bruger pr. Måned eller $ 300 pr. Bruger pr. År, hvis den betales årligt. Dette tilføjes i aktivitetslogfunktionen, gruppestyring, brugerdefinerede dashboards og rapportering. Bemærk, at forretningsplanen kræver, at du køber mindst tre licenser.
Enterprise- og Premier-planer er designet til større virksomheder, der har brug for avancerede administrations- og brugeradministrationsfunktioner. Premier-planen inkluderer flere premium Smartsheet-apps samt support til integration med Salesforce og Microsoft Dynamics. Du bliver nødt til at kontakte Smartsheet for at få prisoplysninger for disse planer.
Funktioner
Smartsheet har meget mere lighed med Microsoft Excel i dets funktioner og grænseflade end med de fleste dedikerede projektstyringsværktøjer. Du kan gøre næsten alt med Smartsheet, som du ville gøre med et traditionelt regneark, herunder sporing af udgifter og budgetter og oprettelse af formularer. Den største forskel er, at Smartsheet tilbyder skabeloner og et stort udvalg af formateringsværktøjer, der får platformen til at fungere bedre i en forretningsindstilling.
For eksempel giver Smartsheet dig mulighed for at oprette rullemenuer i celler, så du hurtigt kan få adgang til kontakter, kalenderbegivenheder, teammedlemmer eller aktive opgaver. Brug af flere rullemenuer giver dig mulighed for hurtigt og enkelt at oprette en tjekliste over opgaver til et projekt, tildele teammedlemmer til hver opgave og indstille deadlines. Fordelen ved Smartsheet i forhold til andre projektstyringsplatforme er, at du stort set har ubegrænset potentiale til at tilføje brugerdefinerede felter til hver opgave.
Hvad der er pænt ved Smartsheet til opgavestyring er, at du kan trække opgaver rundt i dine regneark. Så du kan oprette et hierarki af underopgaver eller flytte elementer til en "Udført" -kolonne afhængigt af hvordan du foretrækker at organisere din arbejdsgang. Derudover giver softwaren dig mulighed for nemt at definere betinget formatering, så du f.eks. Kan fremhæve opgaver med en deadline i de næste to uger.
Den anden måde, som Smartsheet kan være meget nyttigt, er, hvis du bruger det til at oprette hybrid regneark. Smartsheet har skabeloner til projektbudgettering, udgifter og tidssporing. Du kan bygge videre på disse skabeloner for at se, hvilke teammedlemmer der er tildelt hvilket projekt inden for et udgiftsark. Eller integrer en udgiftsrapport direkte i et projekttidslinjeark.
Workflow-automatisering
En af de pæne funktioner, som Smartsheet tilbyder, er arbejdsgange, som giver dig mulighed for at automatisere nogle af dine regneark. Især giver workflows dig mulighed for at bruge data til at udløse yderligere begivenheder i dine ark. Så du kan få nye brugere automatisk tildelt et projekt, når en bestemt opgave er markeret som afsluttet eller udløse e-mail-alarmer, når en bestemt milepæl eller udgiftsgrænse er nået.
Appintegration
Smartsheet har en enorm kapacitet til at integrere yderligere software. Som du håber, fungerer platformen ud af kassen med de fleste større cloud storage-udbydere og Google Apps. Der er også en Smartsheet-app-markedsplads, hvor du finder nye regnearksskabeloner, integrationer med et enkelt klik og premium-tilføjelser. Hvis du ikke kan finde en integration, du har brug for, kan du få adgang til Smartsheets API for at udvikle nye muligheder.
Interface og i brug
Det skulle komme som en lille overraskelse, at Smartsheet ikke er det nemmeste projektstyringsværktøj i verden, det er trods alt helt afhængigt af regneark. Hvis du er en Excel-whiz, vil Smartsheets være væsentligt lettere at lære, end hvis du typisk undgår regneark så meget som muligt. Der er dog nogle forskelle i formler og menulayouter, så softwaren kræver en indlæringskurve for næsten alle.
Især når du starter, skal du finde ud af, hvilke skabeloner der fungerer for din virksomhed. Platformens skabeloner er kategoriseret efter forretningsområde (f.eks. Projektledelse, salg, marketing, IT osv.). Men der er også flere skabeloner at udforske i Smartsheet app store.
Smartsheet har også et par mangler, efter at du er kommet ind i softwaren. En vigtig er, at der ikke er nogen nem måde for samarbejdspartnere at se, hvem der arbejder med hvilket dokument. Så hvis du arbejder i et team, skal du tænke på en strategi for at undgå at overskrive arbejde på et enkelt opgavestyrings regneark.
Derudover mangler det en kontinuerlig automatisk lagringsfunktion, selvom Smartsheet er en skybaseret software. Platformen gemmer dit arbejde med intervaller, men hvis du ønsker en ændring med det samme til samarbejdspartnere på et regneark, skal du faktisk trykke på knappen "Gem".
Support
Smartsheet har et massivt bibliotek med video-tutorials, der hjælper dig med at få din pejling i softwaren. Der er også masser af online-dokumentation til løsning af de mest almindelige problemer.
Smartsheet er dog let på direkte kundesupport. Du kan kun kontakte firmaet via et e-mail-supportbilletter, så det kan tage en hel arbejdsdag eller mere at få svar på eventuelle spørgsmål.
Konkurrencen
Smartsheet ligner mest AirTable, som også bruger avancerede regneark til at organisere projekter og alle andre aspekter af din virksomhed. AirTable er lidt billigere og tilbyder en mere brugervenlig grænseflade, men den mangler dybden af funktionalitet, som Smartsheet tilbyder. Især AirTable har ikke værktøjer til automatisering af workflow, og det er meget sværere at oprette hybrid regneark.
Endelig dom
Smartsheet er et meget avanceret regnearksværktøj, selvom det langt fra er den nemmeste software at bruge, hvis alt hvad du ønsker er projektledelse. Hvis du kan komme over den stejle læringskurve, er Smartsheet alsidig nok til at oprette hybride, tværdata-regneark og muliggør automatiserede arbejdsgange. Imidlertid mangler platformen stadig nogle grundlæggende samarbejdsfunktioner som automatisk opdatering på tværs af skyen.
- Du kan tilmelde dig Smartsheet her
