Hvis du leder efter måder at forbedre dine forretningsmails på, er du ikke alene. Professionelle kæmper regelmæssigt med at skrive e-mails, idet de citerer klarhed, kortfattethed og hastighed som store forhindringer.
At skabe den perfekte forretnings-e-mail behøver ikke at være kompliceret, og du har bestemt ikke brug for en ph.d. i litteratur for at skrive klare og overbevisende e-mails. Et par enkle tip og tricks kan hjælpe dig med at kommunikere mere effektivt og bruge mindre tid på at gøre det.
Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du sørge for at se på vores liste over de bedste e-mail-tjenester; alle disse tip bliver lettere at implementere, når du først har fundet en e-mail-klient, der er behagelig og nem at bruge.
1. Brug tekstformatering til din fordel.
Næsten alle moderne e-mails sendes i HTML, hvilket betyder, at du kan udnytte formatering for at lægge vægt på eller give klarhed. Selektiv anvendelse af fremhævet, understreget og kursiv tekst kan formidle betydning, haster og relevans.
Ved at bruge formatering til at henlede opmærksomheden på nøglekoncepter, bliver din e-mail det lettere at læse, og formidle mere information på et øjeblik. I betragtning af at den gennemsnitlige kontormedarbejder modtager mere end 80 e-mails om dagen, vil dette hjælpe din med at fremstå som klar og let at forstå.
Brug aldrig HOVEDBRUG til at understrege et punkt; folk finder det afskyeligt og endda uhøfligt.
2. Tilføj hyperlinks som en professionel
Det er ret praktisk, når nogen nævner et dokument eller et websted, og alt hvad du skal gøre er at klikke på det pågældende nøgleord for at tjekke kilden for dig selv. Hyperlinks er en fantastisk måde at få dine e-mails til at se mere professionelle ud og vil blive værdsat af dine læsere.
Det er også en anden grund til, at det er vigtigt at vælge et godt e-mail-program, selvom de fleste webbaserede i dag, som Gmail, kan håndtere links helt fint. Mens det adskiller sig fra applikation til applikation, er Ctrl + K (Cmd + K til Mac) en næsten universel genvejstast til tilføjelse af et hyperlink. Hvis det ikke virker, skal du bare tjekke programmets Hjælp-menu for at få instruktioner.
3. Undgå usædvanlige eller uprofessionelle skrifttyper
Ja, dette inkluderer tegneserier. Når du vælger en skrifttype til dine professionelle e-mails, skal du holde fast ved klassikerne. Arial og Calibri er for eksempel begge nemme at læse, med det samme velkendte og velegnede til forretningsmiljøer. Brug også den samme skrifttype overalt for maksimal læsbarhed.
4. Tag dig tid til at oprette en professionel signatur
Nogle virksomheder vil have retningslinjer for, hvad du skal medtage (eller ej) i din signatur, men hvis ikke, har du fri plads til at opbygge et professionelt image.
Tilføjelse af dit firmalogo kan gå langt i retning af at skabe et poleret look. Moderne e-mail-applikationer skal give dig mulighed for at centrere dit logo og skrive tekst under det eller justere logoet til venstre med tekst til højre. Uanset hvad vil dine e-mails straks se mere professionelle ud, og læserne får lettere ved at forbinde dig til din virksomhed.
Også når det kommer til en e-mail-signatur, er mindre mere. Hold dig til det grundlæggende: dit navn og din position, dit telefonnummer og, hvis det er relevant, enkle ikoner til sociale medier. Mærker som Twitter, Facebook og Instagram har alle ressurssider med ikoner, som du kan føje til din signatur, som vil linke til din (e) profil (er).
Alternativt er der en række signaturgeneratorer, som WiseStamp, der hjælper dig med at opbygge en professionel signatur på få minutter.
5. Korrekturlæs dine e-mails
Dette kan være en hård vane at opbygge, især for os, der skriver 30 eller 40 e-mails om dagen, men det vil gøre en væsentlig forskel i, hvor godt du kommunikerer. Stavefejl, stavefejl og forkert grammatik får alle dine e-mails til at virke mindre professionelle.
Tøv ikke med at undersøge en god grammatik og skrivehjælp. Grammatisk er for eksempel en browserudvidelse, som mange finder nyttige til at fange sådanne fejl. Vær dog forsigtig med ikke at stole udelukkende på automatiske skrivemidler. Du skal stadig korrekturlæse din e-mail fra start til slut.
6. Undgå fnug og fyldstof
Som dig har de fleste en uendelig strøm af indgående e-mails. Bortset fra en simpel hilsen og en høflig lukning, hold tingene så direkte og enkle som muligt. Vær særlig opmærksom på gentagelser, køresætninger og fyldstof.
At skrive en e-mail er ikke som at tale: teksten forbliver på skærmen og er tilgængelig for dine læsere til enhver tid. Det er ikke nødvendigt at nævne noget mere end én gang eller at henvise flere til det samme produkt eller koncept.
Som beskrevet, ved hjælp af formatering for vægt og hyperlinks til referencedokumenter kan du i høj grad forenkle din tekst til en mere effektiv e-mail.
Resumé
At skrive gode forretnings-e-mails bør ikke være stressende eller tidskrævende, selvom det kræver praksis. Disse seks enkle tip hjælper dig med at oprette e-mails, der er klarere og lettere at læse og forstå og få et mere professionelt udseende.
At skabe professionelle e-mails med tillid og rettidigt er en færdighed, der kan læres og forbedres som enhver anden. Der er mange ressourcer tilgængelige online, herunder gratis e-mail-skabeloner, der kan bruges som inspiration, og som kan lette opgaven.
- Vi har præsenteret de bedste sikre e-mail-udbydere.