Google Workspace indeholder nogle af de bedste produktivitetsapps i verden. Du har muligvis allerede lært nogle tidsbesparende tip, der hjælper dig med at presse mere værdi ud af denne kontorsoftware. Men hvad de fleste brugere ikke er klar over er, at Google Sheets, Docs, Gmail og Forms understøtter næsten ubegrænset automatisering af workflow. Dette kan være særligt værdifuldt for små og mellemstore virksomheder, der bruger en betydelig mængde tid på at arbejde igennem rutinemæssige opgaver som at dirigere ordrer og evaluere anmodningsformularer.
I denne vejledning forklarer vi, hvordan automatisering af workflow fungerer i Google Workspace, og fremhæver nogle tilføjelser, du kan bruge til at øge styrken i denne kontorpakke til din virksomhed.
Hvad er arbejdsgange i Google Workspace?
Det tager tid at omdanne rådata til en form, som din virksomhed kan bruge. Hvis du modtager en kontaktindsendelse fra en formular, skal den muligvis konverteres til et format, der kan læses af din CRM-software. Hvis du modtager en ordreanmodning, skal anmodningen muligvis opdeles og forskellige oplysninger sendes til forskellige personer i din organisation.
Heldigvis gør Google Workspace det muligt at automatisere disse transformationer med dokumentarbejdsprocesser. Disse arbejdsgange giver dig mulighed for at specificere rækkefølgen af trin, som data skal gennemgå, og derefter udføre denne proces for dig. Generelt kan dokumentarbejdsprocesser tilpasses meget, så du nemt kan matche automatiseringsprocessen til dine forretningsbehov.
Du kan oprette automatiserede dokumentarbejdsprocesser i de fleste Google Workspace-apps, herunder Google Docs, Sheets, Gmail og Forms.
Sådan automatiseres dokumentworkflow: Apps Script vs. tilføjelser
Afhængigt af hvor kompleks den automatiserede arbejdsgang, du skal oprette, er der to forskellige ruter, du kan gå.
Den nemmeste måde at generere arbejdsgange på er at bruge en add-on, der er bygget til formålet. Der er hundredvis af automatiseringsudvidelser tilgængelige i Google-webshoppen. Nogle af disse er gratis, men mange kræver en engangsbetaling eller et månedligt abonnement. Hvis du vælger et betalt produkt, skal du kontrollere, om det firma, der fremstiller det, tilbyder kundesupport, hvis du støder på noget.
Hvis du vil oprette fuldt tilpassede automatiseringer gratis, kan du bruge Apps Script. Dette er et udviklermiljø bygget af Google for at gøre det muligt for enhver at oprette tilføjelser til Google Workspace-apps. Faktisk blev næsten alle de betalte automatiseringsudvidelser, du finder i Google-webshoppen, bygget ved hjælp af Apps Script. Mens der er masser af ressourcer, der kan hjælpe dig med at komme i gang med kodning i Apps Script, kan det være tidskrævende at opsætte selv en simpel automatisering via kode.
Sådan får du adgang til automatiseringsudvidelser
Hvis du vil gennemse tilføjelsesprogrammer til Google Sheets, Docs, Gmail eller Forms, kan du finde dem i Google Webshop. Den nemmeste måde at få adgang til webbutikken er at finde tilføjelsesmenuen i en af disse apps og derefter klikke på Hent tilføjelser. Dette åbner et vindue, der allerede er filtreret for kun at vise dig tilføjelser, der fungerer med den Google Workspace-app, du bruger i øjeblikket.
Du kan installere enhver tilføjelse fra webbutikken ved blot at klikke på knappen Installer. Bemærk, at betalte tilføjelser muligvis kræver, at du køber et abonnement, før du kan begynde at bruge dem.
Hvad kan du gøre med dokumentarbejdsprocesser?
For at give dig en idé om, hvilke typer opgaver du kan udføre med automatiserede dokumentarbejdsprocesser, skal vi se på nogle eksempler. Vi bruger apps fra Googles webbutik, men husk at du kan oprette mange af disse arbejdsgange gratis via Apps Script.
Alt for almindeligt distribueres forretningsdata på tværs af flere regneark. Måske har du detaljerede salgsdata fra forskellige afdelinger gemt i forskellige ark. Eller du har muligvis gemt klientoplysninger fra forskellige inputformularer i separate dokumenter.
Med automatisering af workflow kan du nemt kombinere data fra flere regneark til en enkelt mastertabel. Vi kan godt lide at bruge SheetGo (starter ved $ 12 pr. Bruger pr. Måned) til dette, da det gør det nemt at forbinde flere Google Sheets-filer. Endnu bedre, SheetGo kan også korrigere Excel- og CSV-filer og automatisk levere data fra disse dokumenter til et master Google Sheets-regneark.
Hvad der er særligt pænt ved denne automatiserings tilføjelse er, at den opdateres automatisk. SheetGo vil kontrollere de distribuerede regneark for nye data så ofte du vil og spore ændringer til masterdokumentet ved hjælp af redigeringshistorikfunktionen i Google Sheets.
Godkendelser til time-off-anmodninger, rapporter og andre interne processer er integreret i, at de fleste virksomheder fungerer problemfrit. Med tilføjelser som Form Workflow Plus (starter ved $ 300 om året) kan du nemt linke Google Forms til Sheets for at spore og administrere godkendelsesanmodninger.
Med denne tilføjelse skal en manager blot oprette en anmodningsformular i Google Forms. Denne formular dirigeres til udpegede godkendere, når den udfyldes, og alle data indtastes i et regneark. Arket sporer, hvor anmodningen er i godkendelsesprocessen sammen med individuelle godkendendes beslutninger og kommentarer.
Form Workflow Plus understøtter også flertrins godkendelsesruting, så det kan være nyttigt til mere komplekse arbejdsgange som ordreruting.
Mens der er masser af e-mail-marketingværktøjer til rådighed, kan du oprette overraskende fuldt udstyrede e-mail-kampagner i Gmail ved hjælp af en tilføjelse som Yet Another Mail Merge (gratis at bruge).
Med denne app indtaster du e-mail-adresserne til alle, du vil e-maile, i et regneark. Derefter kan du skrive din besked i Gmail og tilføje personalisering ved hjælp af appens indbyggede kode.
Når du er klar til at sende, skal du vende tilbage til Sheets, og endnu en mailfletning leverer din e-mail til alle på din liste. Du kan spore e-mail-åbninger, klik og svar lige fra dit regneark.
Det bedste ved dette værktøj er, at du kan oprette et ubegrænset antal regneark til forskellige kampagner. Plus, da du bruger Sheets, er det nemt at hente kontaktoplysninger for at oprette din marketingkampagne fra et CRM, Google Forms eller eksisterende regneark.
Regneark kan være overraskende effektive til at lægge projektopgaver og milepæle. Derudover kan du ved hjælp af et tilføjelsesprogram som ProjectSheet automatisere fremskridtssporing i dit regneark.
Denne praktiske gratis tilføjelse beregner automatisk antallet af opgaver pr. Milepæl og sporer, om hver opgave er udpeget som komplet, i gang eller ikke startet. Baseret på det vil den vise en færdiggørelsesprocent for hvert projektfase.
Derudover kan ProjectSheet hjælpe dig med at identificere, hvornår et projekt falder bagefter. Tilføjelsen markerer automatisk en statuslinje for hver milepæl grøn, gul eller rød baseret på om underopgaverne er på, nær eller forbi deres indstillede deadlines.
Oprettelse af en smartphone-app til din virksomhed er normalt en tidskrævende og dyr proces, der kræver ansættelse af dedikerede softwareudviklere. Men med workflow-automatisering kan du oprette en grundlæggende mobilapp lige fra Google Sheets.
Til dette vender vi os til AppSheet-tilføjelsen (starter ved $ 5 pr. Bruger pr. Måned). Med denne app føjer du simpelthen data til et Sheets-regneark. Dataene kan være alt fra lagerbeholdning til oprettelse af en mobil onlinebutik eller medarbejderes kontaktoplysninger til oprettelse af en intern telefonbog.
Forbind dit regneark til AppSheet, og rediger derefter egenskaberne for dine datakolonner efter behov. Du kan delmængde data og tilføje brugerdefinerede udtryk til opgaver som lagerstyring. Når du er klar, kan du vælge mellem en række foruddefinerede skærmskabeloner for at bestemme, hvordan dine data vises i din nye app.
Den bedste del af alt dette er, at den integreres problemfrit med dine andre automatiserede Google Workspace-arbejdsgange. Du kan konfigurere AppSheet til at udløse automatiske e-mails baseret på udløsere i appen eller tilføje data, som brugerne indtaster i et andet Sheets-regneark. Derudover kan AppSheet sende automatiske rapporter, som du nemt kan importere til Sheets.
Resumé
Automatisering af dokumentarbejdsprocesser i Google Google Workspace kan spare din virksomhed tid og penge samt låse op for kraftfulde nye funktioner. Selvom det er muligt at oprette dine egne automatiserede arbejdsgange ved hjælp af Apps Script, finder du mange gratis og betalte tilføjelser, der understøtter automatisering i Googles webbutik. Giv nogle af disse fremhævede tilføjelser et forsøg i dag for at se, hvordan workflow-automatisering kan hjælpe enhver forretningsproces med at køre mere jævnt.
- Vi har præsenteret den bedste dokumentstyringssoftware.