Mange virksomheder oplever det mest dramatiske skift i, hvordan vi arbejder i årtier - hvis ikke i nyere menneskelig historie. Ikke siden pandemien i 1919 oplevede verden et kolossalt og pludseligt skift i, hvordan og hvor medarbejderne arbejder, og hvordan de forbinder hinanden.
Der er antydninger til nogle gode nyheder. En dag vil vi vende tilbage til det normale, og der er nogle tegn på, at pandemien aftager i nogle områder. Der er dog også tegn på, at pandemien vinder plads på steder som Frankrig og Japan. En ting er sikkert - medarbejderne vil arbejde hjemme i overskuelig fremtid, og det er klogt at udvikle langsigtede planer. Disse tip kan hjælpe dig med at udvikle en strategi nu i stedet for at håbe, at problemet aftager.
1. Udvikl en robust videokommunikationsstrategi
Først og fremmest er at låse sig fast i et videokonferenceværktøj, som alle bruger. Dette er det første skridt, fordi enhver virksomhed skal finde ud af, hvordan man kommunikerer på en måde, der replikerer personlig kontakt. Der er medarbejderes mentale sundhedsmæssige årsager til dette, forretningskontinuitetsårsager - og økonomiske årsager i forhold til virksomheden. Uden en standard måde at oprette forbindelse via video på - uanset om det er en-mod-en, i mindre grupper eller som en hel virksomhed - vil der være øjeblikkelige problemer. Mærkeligt nok har mange virksomheder ikke gjort det endnu og stoler på flere videochat-apps som Skype, Zoom og endda Apple FaceTime.
Problemet er, at der ofte ikke er en strategi for, hvordan dette fungerer - hvem der har betalt konti i organisationen, om der er sikkerhedsstandarder på plads, eller hvis videochat-appen kører på understøttede enheder. Det er ofte ikke dokumenteret, og der er lidt kommunikation, hovedsagelig fordi dette massive skift til fjernarbejde overraskede så mange af os. Selvom der er nogle standardapps og god kommunikation, er det ikke robust nok til at håndtere problemer som et møde i hele virksomheden eller en metode til at kommunikere presserende oplysninger.
2. Lav en lufttæt medarbejder, der arbejder hjemmefra
Juridiske eksperter har fortalt.com, at en telekommunikationskontrakt ikke længere er valgfri. Problemet er, at mange virksomheder ikke havde en på plads for alle arbejdstagere før pandemien, eller det behandlede ikke problemet fuldt ud. De fleste har eksperimenteret her og der med fjerntliggende arbejdsarrangementer, men ikke i denne skala. Det er vigtigt at udvikle en kontrakt som en del af din langsigtede planlægning, der starter med et afsnit om medarbejdernes sundhed og sikkerhed. Dette beskytter dem og tydeliggør virksomhedens holdning, men det beskytter også arbejdsgiveren med hensyn til, hvor meget virksomheden er ansvarlig for medarbejdernes velfærd. (Ifølge juridiske eksperter skal en virksomhed stadig sikre, at medarbejderen har et sikkert og sundt arbejdsmiljø, selv hjemmefra.)
Kontrakten skal udvides til mange andre områder. Den skal besvare spørgsmål som: hvem er ansvarlig for enhver forretningsbredbåndstjeneste og til hvilke omkostninger? Hvis en medarbejderudstedt forretnings-laptop er beskadiget, hvem skal da betale for reparationen, og hvor hurtigt? Hvor mange timer skal medarbejderen arbejde og hvor fleksibel er arrangementet på deres tid i løbet af dagen? Jo mere kontrakten kan afklare, hvad det betyder at arbejde hjemmefra, jo bedre. Det er også vigtigt ikke at skynde sig med denne aftale - for et langsigtet arbejde hjemmefra scenario, hvor alle er fjerntliggende, skal kontrakten være robust nok til at klare stormen i mange måneder eller endda et års fjernarbejde.
3. Reducer de apps og værktøjer, du bruger til at strømline fjernarbejde
En af de pludselige erkendelser for mange virksomheder er, at de stolede på alt for mange forretningsapps og -tjenester. Der er virksomheder, der tillod flere cloud-opbevaringstjenester som Dropbox og Microsoft Onedrive til forskellige teams ud over den cloud-opbevaring, de tilbyder ved hjælp af deres eget datacenter eller fra Amazon. Dette var allerede en forvirrende situation før pandemien. Virksomhedens undskyldning var, at det hjalp arbejdsstyrken med at blive mobil og holde forbindelsen.
Ikke mere. Den overflod af apps, der bruges af medarbejderne (enten sanktioneret af virksomheden eller ej) har skabt endnu mere forvirring og kaos, især for din helpdesk og it-ledelse. Det er ikke kun svært at støtte så mange apps, men medarbejderne er også forvirrede og mindre produktive. I løbet af en dag skifter de muligvis mellem Microsoft Teams og Slack, falder ind i et Skype-opkald og bruger derefter Zoom på deres iPhone til et andet møde. Det skaber et hektisk arbejdsmiljø. Det ældgamle koncept med en ”standard desktop” er pludselig blevet meget vigtigere selv for mindre virksomheder med en ”alt går” -indstilling. Det er langt bedre at låse sig fast i en mere forudsigelig pakke med apps og tjenester.
4. Mental sundhed
Der er et sidste punkt at gøre med den langsigtede virkning af at drive en virksomhed med en ekstern arbejdsstyrke. Det er afgørende, at du tænker på mental sundhed. At arbejde hjemmefra i en uge eller to er ikke for dramatisk, men når medarbejderne arbejder eksternt i flere måneder, kan det skabe spændinger og stress, der ikke eksisterede før. Selv dem, der har arbejdet hjemmefra i årevis eller årtier, kan blive overraskede over de mentale sundhedsmæssige konsekvenser af at arbejde derhjemme, når du ikke får lov til at mødes med folk på en café eller shoppe i indkøbscentret som et pusterum.
Enhver langsigtet strategi skal løse dette problem. Der kan være måder at indføre en vis levetid på arbejdsdagen på, at tilføje ekstra tid til Zoom-møder for at "skyde brisen" eller drikke kaffe sammen. Du kan overveje at sende ekstra plejepakker til medarbejderne eller afholde flere Facebook Live-sessioner i stedet for kun at mødes via Skype eller Zoom.
Det bør ikke være en mindre tilføjelse til din forretningsstrategi, men front og center - hvordan man holder medarbejderne engagerede og fokuserede, hvordan man giver dem tilstrækkelige pauser og margener, hvordan man udvikler personlige relationer og plejer dem uden konstante arbejdsforventninger. Medarbejdere, der har det sjovt sammen - endda eksternt - arbejder bedre sammen.
- Vi har præsenteret den bedste produktivitetssoftware
- Fjernadgang VPN'er - hvad er de, og hvilke er de bedste