Arbejdsgivere står over for mange udfordringer lige nu. En af dem er, hvordan man administrerer medarbejdere, der arbejder hjemmefra, og som ikke har arbejdet eksternt før. Da virksomheder er flyttet til en fjerntliggende ramme for medarbejdere, er der langvarige spørgsmål om, hvor meget de skal arbejde, og hvor meget fleksibilitet de skal give dem i disse vanskelige tider.
Det korte svar er: Fjernarbejde skal regimenteres og defineres klart, fordi for stor fleksibilitet fører til medarbejderes frustration og alvorlige produktivitetsproblemer. Samtidig bliver arbejdsgivere nødt til at afbalancere nogle yderligere retningslinjer for at hjælpe medarbejderne med at komme fri fra en stiv, drakonisk tidsplan - en kugle og kæde, der låser dem til deres skriveborde.
En ting er klart: Hjemmebundne medarbejdere forstår muligvis ikke, hvorfor der overhovedet er arbejdsgrænser - både fysiske (oprettelse af et hjemmekontor) og virtuelle (holder regelmæssige åbningstider). Disse to faktorer vil være de vigtigste for dem, da arbejdsgivere sætter retningslinjer og danner en klar forståelse af, hvor meget en medarbejder skal arbejde, og hvornår dagen slutter.
Fysiske grænser for kontoret
En af de vigtigste faktorer med fjernarbejde og hvor meget fleksibilitet, der er at give medarbejderne, har at gøre med det fysiske arbejdsområde. Nogle medarbejdere ved muligvis ikke, at den grundlæggende regel for al telearbejde er at skabe et rum til dit hjemmekontor. Når medarbejderen er i dette rum, arbejder han eller hun - sagen er lukket. Du kan diskutere fleksibilitet, indtil du er blå i ansigtet, men sandheden er, at et fysisk arbejdsområde skaber en klar forståelse.
Det er vigtigt at opmuntre medarbejderne til ikke kun at skabe dette rum, men at opretholde en arbejdsmoral. Når de er "på arbejde", betyder det, at de er på hjemmekontoret. Det er det eneste sted, hvor de opbevarer deres forretnings-bærbare computer eller forretningssmartphone, det er det eneste sted, de har papirarbejde og en printer. Det lyder måske latterligt for dem, men den grænse giver dem fornemmelsen af, at deres job nu finder sted på et fysisk sted og ender med at få dem til at føle sig bedre med deres job.
Det kan virke som en dramatisk gestus, men det fysiske rum kan også være det eneste, hvor medarbejderen får adgang til deres arbejds-e-mail eller holder et videokonference-møde. Vi ved alle, at mobil computing har gjort det muligt at arbejde hvor som helst, men en fysisk grænse hjælper medarbejderne til at forstå, at de ikke har brug for at arbejde hele tiden. Ironisk nok, ved at pålægge dette sig selv, vil de faktisk se arbejde som mere fleksibelt. Hvis de forlader hjemmekontoret for at tage sig af hunden eller lave et måltid, betragtes det ikke som arbejde - de har forladt kontoret.
At have den fysiske adskillelse hjælper også med deres arbejdstid. Det er ikke helt fleksibelt med hensyn til at tage 30 minutter at slappe af i sofaen - det betragtes ikke som arbejde. Det kan være fristende for medarbejderne at tænke på fjernarbejde som at have den samme fleksibilitet at være på virksomhedskontoret, hvor det kan være fint at hænge ud i mødelokalet og overveje at "arbejde", fordi det betyder at opbygge et forhold til en kollega eller diskuterer et projekt på en afslappet måde. Det tæller ikke hjemme, hvor der er et HDTV i det næste rum.
Arbejdsgivere kan sige dette: ”Da du arbejder eksternt, her er den nye definition af fleksibilitet. Du er velkommen til at arbejde fleksible timer og tilbringe tid på kontoret i de tidlige morgentimer, derefter tage en lang frokost eller endda holde op tidligt for dagen. Du har dog ikke fleksibiliteten til at blande hjemmeliv og arbejdsliv, så når du arbejder, skal det være på et kontor, når det er muligt. "
Virtuelle retningslinjer
Bortset fra fysisk at skabe et rum, hvor medarbejderen altid arbejder, og derefter forlade dette rum betyder, at medarbejderen ikke arbejder, bør der også være virtuelle retningslinjer.
Dette er dels en måde at indrømme, at det ikke er en perfekt løsning at have en fysisk arbejdsplads. (Det er dog et af de vigtigste trin.) Vi ved alle, at det er for let at få fat i en bærbar computer i stuen, arbejde på en telefon fra sofaen eller endda besvare forretningstelefonopkald, når du er ude efter en gå, mens du er socialt fjernt fra naboer.
Sådan gør du det rentabelt for medarbejdere. Først skal du starte med retningslinjen om, at alt arbejde skal udføres på det fysiske hjemmekontor - det er målet. Men hvis en medarbejder også pålægger nogle virtuelle retningslinjer, er det også fint. Sig, at en softwareudvikler har brug for en pause fra hjemmekontoret. Han eller hun fortæller måske alle - helst i en samarbejdende chat-app som Slack - om at skulle arbejde fra en veranda i et stykke tid. Han eller hun beslutter muligvis: ”Ja, mit hjemmekontor er, hvor jeg arbejder de fleste dage, og det er den hårde og hurtige regel. I de næste to timer skal jeg arbejde fra verandaen for at få en pause fra dette sted. ”
Dette hjælper også med dit personales mentale sundhed. Medarbejdere ved, at de har beskyttelseslister på deres tid og ikke behøver at arbejde hele dagen, og alligevel ved de også, at de er frie til at arbejde i deres eget tempo og i deres egen tidsramme. Det er også her, fleksibilitet kan trumfe fjernarbejdsregler. Der er altid muligheder for dem, og det ultimative mål er at gennemføre deres projekter.
Virtuelle retningslinjer hjælper dog ikke så meget som fysiske grænser for hjemmekontoret. Arbejdsgivere skal trykke på det punkt, at alt arbejde generelt skal foregå ved et skrivebord. Det burde være det kulturelle skift, og utallige hjemmearbejdere vil vidne om dette. At have et sted at arbejde er yderst nyttigt som en måde at adskille arbejde fra det virkelige liv på. Det kan betyde forskellen mellem en medarbejder, der er glad og produktiv, og en, der for det meste er irriteret over at skulle arbejde på alle tidspunkter af dagen. I sidste ende bliver fleksibilitet et ansvar.
- Vi har også vist den bedste projektstyringssoftware.
