Den bedste dokumentadministrationssoftware (DMS) gør det nemt og effektivt at administrere dine filer, både online og offline.
Den bedste software til dokumenthåndteringKlik på nedenstående links for at gå til udbyderens websted:
1. Templafy
2. M-filer
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Dokumentstyring bliver stadig vigtigere, da konceptet med et papirløst kontor bliver en dagligdags virkelighed, især med væksten i cloud storage-tjenester.
Det betyder, at i stedet for at skulle opbevare papir i klodsede arkivskabe, kan dokumenter nu gemmes sikkert online. Det handler imidlertid ikke kun om at arkivere information så meget som at gøre hele processen med dokumenthåndtering nemmere, dække alt fra brandede skabeloner, forbedre arbejdsgange, arbejde med samarbejdsværktøjer samt være i stand til at sortere nogle gange tekniske oplysninger. Og det er oven på generelle dokumentredigerings- og styringsopgaver.
God dokumentstyringssoftware (DMS) skal også være i stand til at arbejde med forskellige digitale filtyper, ikke kun fra kontorsoftware, men også noteoptagende apps, tekniske planer, billeder og design og alt andet, du kunne forestille dig, at du tidligere var trykt på papir, herunder fra ældre filformater. Disse dage vil det også tage højde for design af software til dokumenter.
Imidlertid vil mange leverandører og entreprenører stadig beskæftige sig med papir, så enhver DMS skal have en dokumentscanningsløsning, der ofte fungerer som en enkeltstående eller del af en OCR-scanningssoftwarepakke, så sådanne papirfakturaer, kvitteringer eller andet dokumenter kan scannes, så en digital kopi kan arkiveres, mens papirversionen genbruges.
Det papirløse kontor har længe ventet at komme, men det er endelig her for dem, der ønsker at omfavne det. Her er de bedste softwareløsninger til dokumentstyring.
- Vi har vist de bedste alternativer til Microsoft Office.
1. Templafy
En alt-i-en løsning til dokumenthåndtering
Brugervenlig grænsefladeOmfattende funktionerMobile appsAutomatiseret overensstemmelseskontrolTemplafy er et af de bedste værktøjer til dokumenthåndtering derude. Systemet sigter mod at integrere vigtige kontorsuiter og -løsninger, der bruges af virksomheder på daglig basis.
Hvis der er en ting, der kan være frustrerende, er det at skulle oprette branddokumenter ved hjælp af anden software. Dette kan blive tidskrævende og fragmenteret, men Templafy kan hjælpe. Med det kan du oprette en række filer i systemet og administrere dem fra en enkelt feed.
Softwaren er kompatibel med en række enheder og bruger skyen til at give dig adgang til alle dine dokumenter på tværs af computere, tablets og smartphones. Der er også automatiske overensstemmelseskontroller, og du kan også nemt give feedback til medarbejderne.
Kontakt er påkrævet for et pristilbud, og ikke overraskende afhænger den nøjagtige pris af antallet af brugere, funktioner og tilføjelser valgt.
2. M-filer
Dokumentsoftware, der registrerer duplikering
Praktiske integrationerMobile appsDokument alarmerNår det kommer til dokumenthåndtering, har M-Files til formål at forbedre interne arbejdsgange og sikre, at vigtig information altid holdes sikker. Dets kunder inkluderer mange store virksomheder som Comcast og Yokohama.
Der er en enkelt hvælving til en overflod af filer, og du kan nemt finde dem efter klient, projekt, dato, status eller andre kriterier. Softwaren sigter mod at undgå dobbeltarbejde - det er ret almindeligt at ende med to kopier af den samme rapport eller muligvis mere.
M-Files advarer dig, hvis et dokument er blevet gemt to gange ved at analysere navne og projektdata. Du får også nogle gode integrationer, herunder Microsoft Office og Salesforce CRM.
Der er en gratis prøveperiode til rådighed, men priserne er ikke fastsat på webstedet, så du skal kontakte et tilbud.
3. DocuWare
Dokumentorganisation flytter til skyen
Dækker hele spektret af dokumentopgaverCloud-baseret opbevaringMobilsupportSkjult prisfastsættelseDocuware tager en skybaseret tilgang til dokumentstyring. Det integrerer skylagring og kontorautomatisering for at skabe en digital arbejdsplads. Denne papirløse tilgang til hele spektret af kontoropgaver er et andet eksempel på den digitale transformation, der kører mange processer i disse dage.
Docuware tilbyder tjenester til oprettelse af en 'cloud workflow', når det kommer til dokumenter. Det gør det muligt at købe tjenester i mindre skala efter behov, og når brugssituationsscenarier oprettes, og pålidelighed sikres, kan tjenesten skaleres op til en større implementering.
Mobilapps, der kan integreres i denne arbejdsgang, tilbydes også, hvilket letter scanning af kvitteringer på farten, godkendelse af fakturaer til hurtig betaling og signering af formularer direkte på enheden.
Mens Docuware tilbyder en demo og gratis prøveperiode, afhænger prissætningen naturligvis af de valgte tjenester, og det kræver derfor, at den potentielle køber kontakter et tilpasset tilbud.
Gratis prøveversionOpdatering: Docuware tilbyder nu en gratis prøveperiode i samarbejde med. Klik her nu for at gøre krav. Se tilbud
4. MasterControl
DMS fokuserede på overholdelse
MobiloptimeretUnderstøttet af regulatorerGlobale standarderInden for store organisationer er der ofte indført processer og regler for at sikre, at dokumenter er i overensstemmelse og følger virksomhedens retningslinjer. Men når du har masser af filer, kan det være svært at følge sådanne regler.
MasterControl Document Control Software, der bruges af nogle af verdens største regulerende organer, er dokumenthåndteringssoftware, der adresserer komplekse regler og standarder over hele kloden. Det sigter mod at reducere overholdelsesomkostningerne og øge den interne effektivitet.
Systemet automatiserer routing, levering, eskalering og godkendelse af vitale dokumenter fuldt ud. Det har også et centralt, sikkert arkiv, hvor du kan gemme og søge efter forretningsfiler.
Der er ingen indikation for en gratis prøveperiode, og prisfastsættelse kræver, at du kontakter virksomheden for et tilbud.
5. XaitPorter
Cloudbaseret samarbejde på sit bedste
Fuldt skyoptimeretSmart samarbejdsfunktionerSalesforce integrationHvis du leder efter en skyløsning til oprettelse af dokumenter, skal du helt sikkert tjekke XaitPorter.
Det fantastiske ved dette system er, at det er ekstremt fleksibelt. Du er i stand til at samarbejde og arbejde på dokumenter med kolleger samtidigt, og du kan nemt dele feedback med hinanden. Det styrer også alle aspekter af workflow, så du behøver ikke bekymre dig om formatering, nummerering og layout.
XaitPorter har også nogle nyttige tricks på integrationsfronten. Softwaren kan arbejde med Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText og Dropbox. Og det bruges i øjeblikket af over 45.000 virksomheder over hele kloden.
Mens der er en demo tilgængelig, er der ingen gratis prøveperiode, og prisfastsættelse kræver, at du kontakter et tilbud.
Andre DMS-platforme at overveje
Mens der er en række dedikerede kontor- og dokumentplatforme, vi kan nævne, ikke mindst Office 365, LibreOffice og Adobe Document Cloud, er disse mere fokuseret på at oprette dokumenter og administrere dem i stedet for at administrere og lagre dokumenter fra flere kilder og formater. Derfor fortsætter vi denne liste med nogle af de andre DMS-løsninger, der er værd at overveje:
Samepage er lidt anderledes end standard dokumenthåndtering, da det handler mere om at skabe et enkelt kontaktpunkt for alle kommunikations-, projekter- og dokumentdelingsværktøjer. Målet er at forenkle alt i en enkelt app i modsætning til at have flere softwareapplikationer til forskellige opgaver. Grænsefladen er enkel og nem at bruge, med samarbejde indbygget i hjertet af det. I den henseende gør det Samepage til en potentielt fleksibel løsning til at dække flere behov.
Dokmee annoncerer sig selv som en enterprise content management-løsning til at organisere, sikre og administrere filer. Det understøtter en række dokumentformater og leverer også dokumentbilleddannelse og datafangst som en del af dens service. Alt kan smart indekseres ved hjælp af AI, med filer, der automatisk stemples til indeksering, samt reglerbaseret routing for at gøre opbevaring og arkivering lettere, hvilket alt sker gennem sikker hosting i skyen. Som forventet understøttes samarbejde med tilladelser og revisionsindstillinger tilgængelige for lettere filadministration.
eFileCabinet er en dokumentstyringssoftwareløsning, der bruger smart automatisering til at organisere, navngive og gemme filer i henhold til deres indhold. Skabeloner er tilgængelige til at tilpasse dokumentmappetræet i hele dit system. Tilladelser, udløb af fil / mappe og meddelelser kan også indstilles til fildeling og til at sende filanmodninger, alt sammen ved hjælp af en sikker URL. Generelle tilgængelighedsregler kan også oprettes i henhold til virksomhedens politik.
Abbyy er måske mest berømt for deres fillæser og scanningstjenester, men de leverer også en digital dokumentarkiveringstjeneste, der giver mulighed for sikker opbevaring og brug af dokumenter. Adgang kan spores og logges, og eksisterende dokumenter kan genbruges og redigeres efter behov til genudstedelse. Meta-nøgleord kan anvendes til nem søgning oven på normale søgefunktioner og distribueres let via internettet eller e-mail efter behov. En potentiel begrænsning er, at Abbyy-tjenester primært er bygget til at gemme dokumenter i PDF-format.
- Vi har også vist den bedste cloud-dokumentopbevaring.