Der er lagt meget kræfter i Microsoft Teams, da virksomheden ser det som den kritiske komponent i deres groupware-funktionalitet, der giver brugerne mulighed for at kombinere deres indsats via et sikkert centralt kommunikationscenter kreativt.
For at nå dette mål tager Teams fire vigtige forretningsfunktioner og kombinerer dem i en samlet platform. Disse inkluderer meddelelser, koordinering af møder, tale- og / eller videoopkald, og endelig integreres det i Microsoft Office 365 sammen med andre forretningskritiske værktøjer, du bruger til at støtte din virksomhed.
Derfor kan du kommunikere med enkeltpersoner eller grupper, koordinere møder og aktiviteter, have en oversigt over al kommunikation og samarbejde om dokumenter inden for Teams-arbejdsgangen.
Lad os komme i gang med Teams og gå igennem nøjagtigt, hvordan du bruger det.
- Du chatter muligvis på en af vores bedste bærbare computere i 2022-2023
1. Start teams
Teams kan bruges på en computer direkte fra en browser, på mobile enheder (Android og iOS) eller via desktop-applikationer til PC og Mac.
Men til denne vejledning bruger vi browserversionen. Da den indeholder den samme funktionalitet og layout som den installerbare app.
For at bruge Teams gå til denne webplacering https://teams.microsoft.com/start
Her vil det invitere dig til 'Tilmeld dig gratis', og den eneste begrænsning er, at du enten allerede skal have eller oprette en Microsoft-konto.
Hvis du allerede bruger forretningsversionen af Microsoft Office 365, skal du også se Teams som en af standardapps på Office-arbejdsområdet.
Når du først har angivet en Microsoft-konto og en adgangskode, bliver du bedt om at sige, hvilket miljø du bruger Teams med de mulige muligheder på en skole, med venner og familie eller i en virksomhed. Hver indstilling tilpasser lidt Teams til disse profiler, men den underliggende teknologi er den samme.
Til denne øvelse har vi valgt "Til arbejde" som standard.
Med en konto på plads og Teams konfigureret til, hvordan du bruger den, vil webversionen tilbyde dig en desktop-app, hvis der er en tilgængelig til operativsystemet på din computer. Det er ikke nødvendigt at installere dette, men nogle brugere er tilfredse med installerbare apps, der ikke er browserafhængige.
Vores første job er at oprette vores første team. Lad os gøre det nu.
2. Opret et team
Teamets kernestruktur er forudsigeligt 'teamet'.
For at oprette eller deltage i et team skal du klikke på Team-sektionen i sidepanelet og derefter markere nederst til venstre i appen, hvor det står 'Deltag eller opret et team'. Hvis der allerede findes offentlige hold, vil du se dem, der præsenteres for at klikke på, eller du kan indtaste en kode for at deltage i et privat team.
I vores eksempel er ingen af disse tilgængelige endnu. Vi får kun muligheden for at 'Oprette et team'.
For de virksomheder, der allerede har Office 365-grupper, kan disse bruges som en hurtig måde at oprette et team med tilknyttede medlemmer på, men vi bygger et fra bunden ved at vælge denne mulighed fra den første input.
Du får derefter afgøre, om holdet er offentligt, privat eller organisationsdækkende. Alle kan deltage i et offentligt team, privat er kun invitation og Org-wide tilføjer automatisk alle i virksomheden.
Du får derefter beslutte, hvad holdet skal kaldes, give det en beskrivelse og bekræfte, hvilken type det er. Hvis du har et privat team, som du senere beslutter skal være offentligt eller organisationsdækkende, kan du som skaberen af teamet ændre det senere, hvis du ønsker det.
Men for at Teams skal være nyttige, skal det indeholde mere end bare dit navn og dine detaljer, det har brug for de andre teammedlemmers. Lad os tilføje dem næste.
3. Tilføjelse af teammedlemmer
Der er adskillige måder at føje folk til Teams på, men det enkleste er at sende dem et e-mail-link, der tilmelder dem, når de klikker på det. Eller du kan blot tilføje deres e-mail-adresse direkte i Teams.
Du kan også importere navne og e-mail-adresser fra andre applikationer, der indeholder disse data, såsom Outlook, People eller et andet kontaktopbevaringssted.
Når et hold har nogle personer tilknyttet, vises det på holdlisten, og du kan gennemgå dets medlemmer og enhver aktivitet.
Som standard har det kun et enkelt diskussionsemne 'Generelt'. I teams kaldes disse underafsnit til et team kanaler, og vi tilføjer nu en af disse og starter en samtale.
4. Tilføj en kanal
De oplysninger, der kræves for en kanal, er som et hold. Det har en titel, beskrivelse, og du kan sige, om det er standard eller privat. Den sidste mulighed er meget nyttig, hvis du ønsker at gå ind i en privat samtale med et andet teammedlem, men undgå at andre ser det.
Når kanalen er oprettet, kan du tilføje indlæg, indlæse filer og interagere med andre i teamet.
Vi oprettede en kanal kaldet 'Holiday adventures' og tilføjede derefter nogle websider og et kort indlæg om kanalen. Hvert medlem med adgang til den kanal kan advares, hvis nyt indhold sendes, og du kan også henvise til personer i indlæg ved at placere et @ og derefter deres navne.
5. Kanalsamtaler
Chatter i en kanal er ikke som en normal chat, hvor det, der siges, udelukkende er mellem to parter, det er mere som en høj diskussion i et åbent kontor.
I vores eksempel taler teammedlem Zen med Mark, meddelelsen sendes til Mark, men alle andre kan se samtalen. Selvom kun Mark får en advarsel om, at han er fokus for en kommentar. Denne tilgang gør det muligt for flere mennesker at blive advaret af en besked, og alle kan være opmærksomme på, hvad der blev sagt, hvis de har hold åbne, eller alarmer er aktiveret.
Interessant, selvom du ikke er nævnt, kan du stadig svare på en kanalindlæg, måske for at sige 'Mark er ude for dagen, måske glemte han dit møde?'.
6. Videochattid
Nederst på højre sidepanel er der en linje med ikoner, der giver samtaler mulighed for at have mere indhold end bare ord, og ved siden af dem er det mest afgørende ikon i Meet.
På samme måde som et videokamera har ikonet mærket 'Mød nu', hvis du holder markøren over det, og det starter som standard et møde med video.
Når du har klikket på det, får du muligheden for at deaktivere video, hvis du foretrækker det, og også give mødet et emne. Når du har foretaget disse valg, kan du klikke på 'Mød nu' og starte mødet, selvom du på det tidspunkt er den eneste tilstedeværende.
Når mødet er i gang, skal du kunne se dig selv og også se et lille kontrolpanel, der giver dig mulighed for at slå lyden fra, deaktivere video, distribuere filer til dem, der deltager, vise chat og også se, hvem der deltager.
Du kan også dele dit skrivebord eller bruge en whiteboard-funktionalitet til at kommentere et billede eller en præsentation, som du måske diskuterer.
7. Håndtering af kanaler
Hvis du tilmelder dig en kanal og af en eller anden grund beslutter, at den ikke indeholder noget, der er relevant for dig, kan du slette kanalen. Men vær opmærksom på, at alle samtaler, registreringer af møder og alt andet, der har at gøre med den kanal, slettes, og du skifter mening og får det tilbage.
Den eneste undtagelse at slette er, at alle vedhæftede filer bevares på Sharepoint, selv efter at kanalen er blevet fjernet.
Hvis du sletter en kanal, der er oprettet til et møde, der ikke skete, eller et projekt, der aldrig startede, er det åbenlyst fint. Men vær forsigtig med at fjerne kanaler, som du muligvis har brug for på et eller andet tidspunkt, selvom det ikke er med det samme.
8. Tilføjelse af mere funktionalitet
Den version af Teams, vi har præsenteret, er dette produkts kernefunktionalitet, men du kan tilføje alle mulige funktioner og integrationer til Teams afhængigt af de produkter, du bruger på arbejdspladsen.
Et godt eksempel på denne udvidelse er, at mange virksomheder kører Office 365 med en skybaseret kalender, og de der gør det, vil se et ekstra ikon til venstre 'Møder'. Dette gør det muligt at planlægge møder i fremtiden og holder alle underrettet, hvis even flyttes eller efterfølgende annulleres.
Microsoft Teams giver også forbindelser til et stort udvalg af tredjeparts forretningsprodukter som KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote og mange flere. Hvis du mener alvorligt med at bruge Teams, er det værd at tale med dine it-medarbejdere om, hvilken ekstra funktionalitet du kan have aktiveret med Microsoft Teams.
- De bedste browsere i 2022-2023: de hurtigste og sikreste måder at komme online på
