Med firmaer som Google, Microsoft, Apple og Dropbox, der tilbyder gigabyte eller endda terabyte online-lager, er det en tiltalende idé at holde alt i skyen - især hvis du bruger mange enheder eller har brug for at få adgang til pc-ting på din mobil på tablet.
Selvom du ikke rigtig kan bruge skytjenester som din hovedlager på din primære pc eller Mac - de kopierer kun det, du gemmer på din lokale harddisk eller bærbare SSD - du kan bruge deres mappe (r) som din standardlager til dokumenter, fotos og andre slags filer - og du kan derefter få adgang til nogle eller alle disse filer fra andre computere, mobiltelefoner og tablets ved at åbne individuelle filer eller synkronisere specifikke mapper. Men er det klogt at placere dine vigtige data i skyen? Her er ti ting at tænke over.
Læs mere: Sage Business Cloud Accounting
- Bedste cloud storage i 2022-2023 online: gratis, betalte og forretningsmuligheder
- Vi har også samlet listen over de bedste online fotolagringstjenester
- Det tilrådes, at du opbevarer en lokal kopi af dine filer, så tjek vores bedste NAS
Vælg den rigtige sky
Forskellige tjenester har forskellige krav, så mens Dropbox, Google Drive og OneDrive fungerer på stort set alt, har iCloud brug for en Mac, der kører mindst Yosemite og / eller iOS-enheder, der kører mindst iOS 8 - og mens der er en iCloud-klient til Windows, der er ikke en til Android eller andre mobile platforme. Det er vigtigt at tænke på den eller de enheder, du måske vil dele med, og kontrollere, at der er apps tilgængelige til disse enheder.
Giv ikke din tro fri
Det er rart at få tingene gratis, men gratis kommer uden garantier - vilkår og betingelser, funktioner og muligheder kan og undertiden ændre sig med lille eller ingen varsel, kapacitet har tendens til at være temmelig begrænset, og der er ikke sådan noget som garanteret tilgængelighed uden en pris tag vedhæftet.
Det betyder dog ikke nødvendigvis, at du skal skynde dig ud og bruge penge, fordi mange betalte tjenester tilbydes i pakker med andre køb. For eksempel får Office 365-abonnenter stakke skyopbevaring (en hel terabyte) som en del af deres pakke.
Beskyt din telefon
Hvis du deler eller synkroniserer med dine mobilenheder, skal du beskytte dem med pinkoder eller adgangskoder. der er ingen mening med at overholde streng sikkerhed på din computer og derefter lade din telefon eller tablet være åben for nogen at få adgang til dine ting.
UK's National Mobile Phone Crime Unit siger, at mere end 300.000 telefoner går tabt hvert år, men det er kun dem, der rapporteres at kræve mod forsikring - det reelle tal er meget højere. Hvis nogen fik din telefon, kunne de få adgang til dine ting? Det tager ingen tid at sørge for, at de ikke kan.
Ved, hvad der er sikkert at gemme
Den eneste absolut, positivt, absolut garanterede måde at sikre, at noget ikke kan fås fra internettet, er at sikre, at det aldrig går nogen steder i nærheden af internettet. Mens risikoen for datatab eller tyveri fra kendte cloud-tjenester muligvis er fjern, er det stadig muligt, og noget du skal tænke på - især hvis du gemmer arbejdsfiler med folks personlige data, da databeskyttelsesloven siger, at data skal beskyttes tilstrækkeligt. Vil du ikke have, at dine verdensherredømme planer falder i fjendens hænder? Brug filkryptering på alt, hvad du lægger i skyen.
Tænd 2FA
En simpel kombination af brugernavn og adgangskode er ikke nok til at beskytte dit cloudlager, hvorfor de store cloudlagerudbydere tilbyder tofaktorautentificering eller kort sagt 2FA. 2FA bruger en anden form for verifikation for at sikre, at du faktisk er dig, oftest ved at sende en kode til en anden enhed såsom din smartphone eller tablet. 2FA er også tilgængelig til onlinetjenester såsom e-mail og fotolagring, og det er en meget god ide at aktivere det også for dem.
Har altid en sikkerhedskopi
Mens mange tjenester gør deres yderste for at beskytte dine data, er der altid risikoen for, at noget kan gå galt - og jo vigtigere filen er, jo vigtigere er det, at du har en sikkerhedskopi af den. Det kan betyde, at du uploader fotos til to forskellige cloudtjenester (noget der er automatisk, hvis du f.eks. Installerer Flickr på en iCloud-delende iOS-enhed og tænder Flickr automatisk upload, så både Flickr og iCloud får hvert billede) eller bare regelmæssigt synkronisering og sikkerhedskopiering af nøglefiler.
Tjek hvad der forbinder
Tjenester som Dropbox og Google Drive giver dig mulighed for at se, hvilke enheder der har oprettet forbindelse til din konto, så for eksempel giver Dropbox dig mulighed for at se, hvilke webbrowsere der i øjeblikket er linket til, og hvilke bestemte pc'er, Mac'er og mobiler du har givet adgang til din konto.
Hvis der er en enhed, der ikke er din, eller som du ikke har mere, kan du fjerne linket til enheden for at tilbagekalde dens adgang. Enhedslisten inkluderer ikke personer, du har sendt links, der kan deles til, såsom offentlige Dropbox-webadresser; det dækker kun enheder med adgang til din konto.
Tilbagekald appadgang
Cloudlager opretter ikke kun forbindelse til enheder direkte - det kan også kaldes fra tredjepartsapps, så du vil f.eks. Have Google Drive-vedhæftede filer i din e-mail-software, OneDrive-filer i dine Office-dokumenter eller til at forbinde Dropbox til IFTTT.
Endnu en gang giver dit kontoudashboard dig mulighed for at se, hvilke apps der har adgang, og tilbagekalde adgangen til alt, hvad du ikke har brug for. Jo færre apps, der har adgang til din konto, jo mere sikker forbliver den konto sandsynligvis.
Overskrid ikke din godtgørelse
En af de mest almindelige anvendelser af skybaseret software er at give adgang på tværs af enheder, så du vil f.eks. Muligvis have iCloud-dokumenter fra din Mac tilgængelige på din iPad eller OneDrive-filer fra din pc på din, fejlagtige, Windows Phone.
Det er godt, men vær forsigtig, hvis du har en mobildataplan med en månedlig trafikgrænse - for meget fildeling og synkronisering kan let sprænge gennem din båndbreddegrænse, hvilket nedsætter din forbindelse eller pådrager dig ekstra gebyrer. Hvis din konto er begrænset, skal du begrænse det, du deler, eller kun synkronisere, når din mobil har Wi-Fi.
Hold dine betalingsoplysninger opdaterede
Hvis du har en betalt cloud-konto, og fornyelsen ikke går igennem, behøver du ikke gå i panik - Dropbox's tilgang er ret typisk, med konti nedgraderet til gratis Basic-konti, men filerne forbliver uberørte.
Hvad der dog ændrer sig, er evnen til at synkronisere - hvis din betalte konto er blevet slået ned til en grundlæggende, gratis konto, kan det betyde, at lagerplads falder fra 1 TB til kun 2 GB. Hvis dine filer overstiger det, kan du ikke synkronisere noget nyt, før du har tilmeldt dig den betalte konto igen.
Bonustips: Hvordan vælger jeg en cloud storage / cloud backup-udbyder?
Alex Fagioli, administrerende direktør for Tectrade, gav os nogle nyttige tip til, hvordan man vælger cloud storage eller backup-tjenesteudbyderen, der passer til dine forretningsbehov
1. Kend dit nuværende system
Før de træffer nogen it-relaterede indkøbsbeslutninger, skal ledere revidere deres systemer fuldt ud for at få en fuld forståelse af deres krav og optimere det, de i øjeblikket har. De fleste store virksomheder har hybridinfrastrukturer, der består af interne datacentre, private skyer og mindst en offentlig skytjeneste, men mange it-afdelinger ved ikke nøjagtigt, hvad der foregår under softwaren og tjenesterne, der driver virksomheden. En cloud-udbyder kan muligvis give en prangende salgshøjde, men medmindre du ved nøjagtigt, hvordan det vil spille i dit eksisterende system, er det ikke værd at overveje.
2. Søg værdi
IT-ledere føler et stort pres for at levere omkostningsværdi og samtidig forbedre produktiviteten og yde support. Nylige undersøgelser af it-forbrug viser, at kun 7 procent af en organisations it-budget bruges til backup og gendannelse - et meget lille beløb i betragtning af dets betydning for at holde en virksomhed i gang. Det er derfor vigtigt at sikre sig, at en virksomhed får mest muligt ud af det budget, de har til sikkerhedskopiering og gendannelse. Prøv at finde en leverandør, der tilbyder en løn, mens du bruger, eller betaler, når du vokser forbrugsmodel for at optimere udgifterne.
3. Prioriter arbejdsbelastninger
For det meste bruges sikkerhedskopier til at hente gamle versioner af dokumenter eller ved et uheld slettede filer, men deres grundlæggende formål tjener dig til at komme i gang igen, hvis du bliver banket offline. For en almindelig forbruger har de sandsynligvis råd til at være uden deres bærbare computer i et par timer, når de gendanner fra en sikkerhedskopi. Enhver tabt tid for en virksomhed er imidlertid tabte penge, og det er vigtigt at have vitale opgaver i gang hurtigt. Se efter en udbyder, der arbejder sammen med dig for at prioritere arbejdsbelastninger og sikre, at de kan gendannes effektivt.