eFileCabinet er simpelthen en af de bedste softwareplatforme til dokumenthåndtering omkring. eFileCabinet tilbyder granulær kontrol over sikkerhed, fildeling, versionering og mere. AI-funktioner hjælper dig med automatisk at kategorisere dine filer, og optisk tegngenkendelse giver dig mulighed for at søge i alle data i scannede filer. Den eneste ulempe ved eFileCabinet er, at det kan være dyrt, især hvis du har mange brugere eller har brug for integrationstillæg.
I vores eFileCabinet-gennemgang hjælper vi dig med at afgøre, om denne dokumenthåndteringsplatform passer til din virksomhed.
- Den bedste software til dokumenthåndtering
Planer og priser
eFileCabinet tilbyder tre prisindstillinger. Advantage-planen koster $ 55 per bruger pr. Måned, hvis den faktureres årligt og inkluderer 1 TB lagerplads sammen med alle eFileCabinets væsentlige funktioner. Du er dog begrænset i, hvilke tilføjelser du kan købe, så eFileCabinet kan ikke særlig udvides med Advantage-planen.
Forretningsplanen koster $ 99 per bruger pr. Måned, hvis den faktureres årligt, og inkluderer 5 TB lagerplads til din virksomhed. Denne plan inkluderer side-ved-side-dokumentforhåndsvisning og integrationer med Microsoft OneDrive og Google Drive. Det giver dig også mulighed for at købe tilføjelsesprogrammer til Salesforce-integration, single sign-on, automatiserede arbejdsgange og e-mail-integration.
Den ubegrænsede plan koster $ 199 pr. Bruger pr. Måned, der faktureres årligt. Denne plan inkluderer alle eFileCabinets tilføjelser plus ubegrænset dokumentlagring.
Funktioner
eFileCabinet er fyldt med funktioner, der hjælper medarbejdere med at dele filer, administrere dokumenter og strømline arbejdsgange.
En af de bedste ting ved eFileCabinet er, hvor enkelt det gør fildeling. Med denne software kan du øjeblikkeligt dele filer med alle, inden for eller uden for din organisation. Der er ingen grænse for antallet af gæstebrugere, du kan have til at arbejde med dokumenter inde i din konto, uanset din plan. Derudover har du kontrol over redigeringstilladelser og kan vælge at modtage underretninger om, når en delt fil downloades.
Især giver eFileCabinet dig også mulighed for at anmode om filer fra andre brugere eller gæster. Når du foretager en filanmodning, kan du oprette flere dokumentfelter og beslutte, om de er påkrævet eller valgfri. Du kan også forudindstille uploadplaceringen for filer, så de automatisk uploades til den mappe, hvor de hører hjemme.
En af de måder, hvorpå eFileCabinet hjælper med at holde din virksomhed organiseret, er med mappeskabeloner. Med mappeskabeloner kan du oprette standardiserede mapper med forudvalgte mapper. For eksempel kan du oprette en skabelon, hvor en overordnet mappe indeholder 12 underkataloger, hver med navnet på en individuel måned.
Fordelen ved dette system er, at hver fil, du opretter eller modtager, har et hjem. Derudover er det let at standardisere mappestrukturer for alle dine medarbejdere på tværs af din virksomhed. Det gør det lettere at dele og lokalisere filer og eliminerer den potentielle forvirring, der kommer fra enhver medarbejder, der opretter deres eget arkivsystem.
Forretnings- og ubegrænsede brugere har adgang til automatiserede dokumentarbejdsprocesser, hvilket er en effektiv måde at strømline din forretning på. Et program, som eFileCabinet fremhæver, er at navngive og arkivere et indgående dokument automatisk baseret på tilstedeværelsen af bestemte nøgleord i selve dokumentet. Du kan også bruge arbejdsgange til at opdele formularfelter i søgbare underkategorier, hvilket gør dine dokumentsøgninger endnu mere effektive.
Interface og i brug
eFileCabinets webplatform er generelt meget let at navigere med et trepaneldesign, der giver dig mulighed for at se hele din mappekatalog, filerne i en valgt mappe og en forhåndsvisning af en individuel fil. Der er også en søgefelt til hurtige dokumentsøgninger og et favoritpanel for nem adgang til dine mest brugte mapper.
Det er dog værd at bemærke, at du ikke kan redigere dokumenter i eFileCabinet. Dette er lidt skuffende, især når du bare skal foretage enkle ændringer i et Word-dokument eller -formular. Når det er sagt, kan du gemme ubegrænsede filversioner, hvilket er rart at arbejde på projekter med masser af revisioner.
eFileCabinet tilbyder også mobilapps til iOS og Android. En bemærkelsesværdig ting ved mobilapps er, at de giver dig mulighed for at tage fotos af ethvert papirdokument og øjeblikkeligt uploade dem til eFileCabinet-skyen.
Support
eFileCabinet tilbyder support via telefon, e-mail og live chat fra kl. 7 til kl. 18 Mountain Time, mandag til fredag. Du kan købe 24/7 telefonsupport som en valgfri tilføjelse (kun pris ved tilbud). eFileCabinet har også en online videnbase, der indeholder meget detaljerede brugervejledninger til de fleste af softwarens nøglefunktioner.
Sikkerhed
eFileCabinet er vært for dine dokumenter i skyen og tager sikkerhed seriøst. Alle filer er krypteret i hvile, og din forbindelse til skyen er krypteret med SSL. To-faktor-godkendelse under login er også en standardfunktion.
Derudover har administratorer en betydelig kontrol over softwaren. Du kan indstille kravene til adgangskodekompleksitet, tilvælge hvidliste for IP-adresser eller begrænse login-tider. Administratorer har også adgang til komplette aktivitetslogfiler for alle brugere.
Den eneste sikkerhedsfunktion, vi savnede, var muligheden for at indstille grænser for download på delte filer. eFileCabinet tilbyder også hurtig adgang til URL-links til dokumenter, som, selvom det er praktisk, ikke er meget sikre.
Konkurrencen
Der er meget at lide ved eFileCabinet. Men hvis det ikke har de funktioner eller integrationer, din virksomhed har brug for, skal du overveje Dokmee eller DocuWare. Dokmee er designet til virksomheder, og automatisering af workflow er standard. DocuWare tilbyder yderligere mobile værktøjer og overholdelsesfunktioner sammen med hele 500 integrationsmuligheder. Begge platforme tilbyder kun prissætning ved tilbud, men forventer, at de bliver dyrere end eFileCabinet for mellemstore virksomheder.
Endelig dom
eFileCabinet er en kraftfuld dokumentstyringssoftware med mange gode funktioner til små og mellemstore virksomheder. Platformen gør det nemt at standardisere filorganisation på tværs af din virksomhed og automatisk organisere filer ved hjælp af AI-baserede arbejdsgange. Det har også robust understøttelse af fildeling og styring. Selvom eFileCabinet er dyrt, kan det godt være, at det er omkostningerne værd, i hvor høj grad det kan strømline din virksomhed.
- Vores guide til den bedste dokumentstyringssoftware