G Suite, den skybaserede produktivitetssuite bestående af apps som Google Docs og Google Slides, blev omdøbt til Google Workspace fra oktober 2022-2023. Platformen er nu ændret til at omfatte funktioner som chat og videokonference i lyset af det stadig mere populære arbejde- hjemmekulturen i 2022-2023. Det er også et løfte om flere ændringer, der skal rulles ud i løbet af de næste par måneder.
For dem, der ikke kender G Suite, er det et sæt skybaserede værktøjer, især en tekstbehandlings- og regnearkadministrator, der alle er designet til det enestående formål at hjælpe arbejdsgivere (og deres medarbejdere) med at øge produktiviteten på arbejdspladsen.
- Vil du prøve Google Workspace? Tjek hjemmesiden her
Bortset fra de sædvanlige klokker og fløjter, der er blevet et kendetegn for de bedste kontorsoftwarepakker som denne, kommer den også med et omfattende supportsystem og et skybaseret arbejdsmiljø. Mens de værktøjer, der følger med G Suite, kan bruges offline, hvis det er nødvendigt, er deres primære formål at hjælpe online-arbejdsgange.
Så hvordan adskiller Google Workspace sig fra G Suite? For nu bruges det som en paraplybetegnelse for at henvise til den tidligere G Suite såvel som det nyligt integrerede Google Meet. Den har en ny prisstruktur og lover yderligere ændringer at komme ned ad vejen.
Funktioner
Google Workspace er en alt-i-en produktivitetsplatform, der er hjemsted for flere applikationer. Her ser vi på dem en efter en og diskuterer deres forskellige funktioner.
Gmail er en funktionsrig e-mailtjeneste indpakket i et slankt outfit og er et must-have kommunikationsværktøj til både forbrugere og forretningsbrugere. Vidste du, at den blev brugt af 1,8 milliarder mennesker verden over fra 2022-2023?
Mere end blot en e-mail-tjenesteudbyder gør Gmail smart brug af algoritmer og kunstig intelligens på sin platform. For eksempel giver smart compose-funktionen forslag baseret på din skrivestil, mens du skriver, forudsiger hvad du skal skrive næste gang og gør processen med at komponere e-mails hurtigere.
Gmail har også avancerede spamfiltre, der holder junk-mails væk fra din indbakke og udsender regelmæssige påmindelser kaldet "nudges" for at holde dig i gang med dine samtaler. Det bruger en algoritme til automatisk at sortere e-mails i forskellige kategorier baseret på deres natur.
Desuden kan brugerne udnytte funktionen offlineadgang for at komme til deres e-mails, selv uden en internetforbindelse. Gmail er tilgængelig på en bred vifte af enheder, herunder smartphones, tablets og computere.
Google Docs er en skybaseret tekstbehandlingsapplikation til arbejde. Den har en standard rich-text editor, der er bygget i et online miljø og et minimalistisk design med fokus på brugervenlighed og nem adgang. Selvom det ikke er så funktionsrige som Microsoft Word, formår det stadig at udskære en enorm niche for sig selv takket være dens sky-synkronisering og delingsfunktioner.
Google Docs er tilgængeligt både som et webbaseret program på computere og som en app, der kan downloades til smartphones og tablets. Mens dets tekstbehandlingsfunktioner for det meste er løbende, med muligheder for at gøre ting som at tilføje billeder, ændre skriftstørrelse og indsætte tabeller i dit dokument, er det sted, hvor det virkelig skinner, muligheden for problemfrit at dele dine dokumenter med andre medlemmer af dit team og samarbejde med dem i realtid.
Et enkelt dokument oprettet ved hjælp af Google Docs kan deles og få adgang til op til 100 brugere ad gangen. Hver gang en bruger foretager ændringer i dokumentet, er det synligt for resten. Blandt andre bemærkelsesværdige funktioner er et indbygget oversættelsesværktøj, der automatisk kan konvertere din tekst til et andet sprog.
Google Sheets er et regnearkstyringsværktøj, ligesom Microsoft Office Excel. Mens sidstnævnte bestemt er mere kraftfuld, når det kommer til ren skala, med evnen til at indeholde flere celler pr. Regneark og en meget nyttig hurtig adgangsfunktion, tager Google Sheets stadig kagen med på samarbejde.
Bortset fra de standardfunktioner, der tilbydes af andre regnearkapplikationer, leveres Google Sheets med fremragende delbarhed. Ligesom Google Docs kan den deles med flere brugere på tværs af skyen ved hjælp af et fælles link. De brugere, der får adgang til dokumentet ved at besøge dette link, kan derefter samarbejde og foretage ændringer i dokumentet i realtid.
Sammenlignet med Docs tager Sheets lidt af at vænne sig til, men det gør også alle regnearkadministrationsapplikationer. Det har dog stadig en simpel grænseflade og et minimalistisk design og er klart lettere at navigere end Excel.
Google Slides er en online præsentationsproducent, der bruges af virksomheder og uddannelsesinstitutioner. Den bruger slideshows i bevægelse, der indeholder animationer og multimedieindhold til at fortælle historier og formidle information. Selvom det ikke er så populært eller funktionsrige som Microsoft Powerpoint, formår Slides også at få konkurrencen, uanset hvor samarbejde er involveret.
Google Slides har et brugergrænseflade, der er let nok til at vænne sig til. I midten af din skærm er dit nuværende dias, angivet med et stort tomt rum, som du kan foretage ændringer og tilføje elementer til. Mod venstre side af skærmen er resten af diasene vist i miniatureformat i kronologisk rækkefølge. Ovenfor disse hænger værktøjslinjen med rigelige værktøjer og muligheder for at hjælpe dig med at designe din præsentation.
Ligesom enhver anden præsentationssoftware bruger Google Slides en kombination af billeder, videoer, animationer, tekst og vektorgrafik til at fortælle en historie eller formidle faktiske oplysninger. Den har en bred vifte af foruddesignede skabeloner at vælge imellem. Du kan også tilføje tabeller og diagrammer for yderligere at tilpasse din præsentation.
En skybaseret app til notering som Evernote og OneNote, Google Keep, kan bruges i stedet for en fysisk notesbog til hurtigt at skrive vigtige oplysninger ned både hjemme og på arbejdspladsen. Det er gratis at bruge, ligesom resten af Google Workspace, men der er betalte planer tilgængelige for dem, der søger mere lagerplads og premium support.
Google Keep tillader i modsætning til andre applikationer som Docs og Slides ikke linkdeling. Du kan dog stadig dele noter via e-mail og lade andre foretage ændringer til dem, når de vil. Noter kan bruges til at minde dig om specifikke opgaver og endda indstille på gentagelse. Du kan også bruge farvekodning og brugerdefinerede etiketter til at sortere dine noter i kategorier.
Klik blot på den mulighed, der siger Tag en note for at begynde at tage noter med Google Keep. Interfacet er meget let at bruge, og du kan indstille påmindelser, tilføje afkrydsningsfelter og indsætte billeder med blot et par klik. Hvis du har brugt en noteringsapplikation som Evernote, skal du ikke have problemer med at finde ud af, hvordan du bruger Google Keep.
Google Drev er centralt i den online arbejdsgang i Google Workspace. En skybaseret filopbevarings- og sikkerhedskopiløsning, det er den ultimative destination, hvor alle dine dokumenter, filer og mapper med Google, inklusive dem, der er oprettet ved hjælp af apps som Docs, Sheets og Slides, er gemt.
Drive bruger en webbaseret grænseflade, som du kan bruge til at uploade filer og mapper direkte til skyen. Den leveres med 15 GB gratis lagerplads til alle brugere med ekstra lagerplads til dem, der har købt et abonnement på Workspace. Det er bygget til effektivitet, og hvad det mangler i klokker og fløjter, kompenserer det mere end i hastighed og brugervenlighed.
Bortset fra den webbaserede version leveres Drive med apps, der kan downloades til Android- og iOS-brugere. Det tilbyder også officielle klienter til Windows- og macOS-desktops, som kan bruges til konstant at sikkerhedskopiere data direkte fra en mappe i din computers lokale lager. Hvad angår yderligere funktioner understøtter Google Drive også filversionering, avanceret søgning, offlineadgang og mere.
Google Meet er et videokonferenceværktøj til moderne virksomheder. Det kan bruges af medarbejdere i et fjernbaseret arbejdsmiljø til at føre ansigt til ansigt samtaler over enhver afstand, og til det formål er det næsten fejlfrit. Det bruger en slank og moderne grænseflade og er ekstremt nem at bruge, selv for dem der er nye til videokonferencer.
Google Meet understøtter videokonferencer med op til 250 personer samtidigt. Det leveres også med fil-, billed- og realtidsskærmdelingsfunktioner. Der er også en liveafstemningsfunktion og et sms-system til at holde samtaler engagerende.
At starte en videokonference med Google Meet er lige så let som at starte applikationen og dele et adgangslink. Deltagerne kan derefter bruge adgangslinket eller opkaldsnummeret til at deltage i konferencen. Som vært kan du selektivt optage deltagere i dit møde og afvise anmodninger fra uautoriserede brugere. Processen er ekstremt ligetil.
Google Chat, tidligere kendt som Google Hangouts Chat, er ikke en almindelig chatapplikation. Det er snarere en teambaseret messaging-tjeneste designet til arbejdspladser for at holde medarbejderne forbundet med hinanden. Brandingen var ganske vist forvirrende før på grund af sameksistensen af virksomhedens regelmæssige chat-app, Google Hangouts.
Google Chat er ikke beregnet til slutbrugere. Det er snarere en forretningsapplikation i retning af Slack, Skype for Business og Microsoft Teams. Det er i det væsentlige bygget til 1: 1-beskeder, men har også gruppesamtalefunktioner til rådighed for arbejdspladser.
Google Chat fungerer ligesom enhver anden chattjeneste. Til venstre er et sidebjælke med en liste over kanaler, som du i øjeblikket er en del af, og direkte samtaler, du har haft. I midten af skærmen er den kanal eller samtale, der aktuelt er i fokus. Standout-funktionen her er den måde, hvorpå Google Chat integreres med resten af Google Workspace, så du kan dele dokumenter og have løbende samtaler, mens du får adgang til disse dokumenter.
Tilbage, da Google+ stadig var i nærheden og fungerede som et socialt netværk for slutforbrugere, var Google Currents en afskærmet version af Google+, som virksomheder kunne bruge til at forblive forbundet internt. Tænk på det som et sæt værktøjer designet til at fremme interaktion og engagement på arbejdspladsen, som et internt socialt medianetværk.
Google Currents er designet som et digitalt opslagstavle. På dette tavle deles beskeder på tværs af hele dit arbejdspladsfællesskab, der fungerer som et knudepunkt for vigtige meddelelser, delte filer og samfundsdiskussioner. Der er streams, der kategoriserer de forskellige indlæg i forskellige emner og samfund, der fungerer som undergrupper på arbejdspladsen. Den består også af tags og brugerprofiler.
Strømme er inkluderet som en del af dit abonnement og kan tilgås ved at besøge webstedet. Det har et intuitivt minimalistisk design og en simpel grænseflade, der er nem at komme i gang med. Mens Google Chat primært er til 1: 1-beskeder, fungerer Google Currents som en generel diskussions- og community management hub.
Google Forms er et gratis formularbygger- og undersøgelsesværktøj, der er tilgængeligt for enkeltpersoner og virksomheder. Det pålægger ingen begrænsninger for det maksimale antal spørgsmål, undersøgelser eller deltagere, selv ikke på en gratis konto. Det lider dog under problemet med lav tilpasning, da der kun er en håndfuld spørgsmålstyper at vælge imellem og ingen måde at få adgang til betalinger via formularerne.
Google Forms tillader, at der tilføjes tre typer spørgsmål til din undersøgelse: multiple choice, drop-down og kort svar. Du kan også tillade brugere at uploade filer, mens de deltager i en undersøgelse. Der er dog ingen muligheder for at acceptere betalinger eller stille billed- eller videobaserede spørgsmål.
På plussiden kan du vælge, hvilken type svar der er acceptabel, og endda score svar automatisk ved hjælp af de indbyggede funktioner. Dette fungerer rigtig godt, hvis du prøver at administrere en online quiz.
Betinget logik og problemfrit samarbejde er yderligere to markante funktioner i Google Forms. Logik giver dig mulighed for at ændre og tilpasse dele af din undersøgelse baseret på en deltagers svar. Samarbejde giver dig mulighed for at have flere teammedlemmer, der arbejder sammen om at designe en enkelt form. Formularer giver dig også mulighed for at visualisere dine undersøgelsesresultater i form af et cirkeldiagram for lettere dataindsamling.
Google Sites er en gratis webstedsbygger med barebones-funktioner. Det er et godt nok værktøj til hurtig og nem opbygning af websteder, men mangler avancerede funktioner og tilpasning. Du kan for eksempel ikke oprette en blog eller onlinebutik. Der er et meget grundlæggende sæt gratis skabeloner til rådighed, selvom de er lydhøre. Du kan også integrere videoer, formularer, knapper og skyderen for yderligere at tilpasse dit websted.
Google Apps Script er en kodningsplatform, der kan bruges til at opbygge tilføjelser til andre Workspace-produkter ved hjælp af Javascript. Det hjælper i det væsentlige udviklere med at personalisere Google Workspace, hvilket gør oplevelsen mere strømlinet til deres særlige forretning. Det er overflødigt at sige, at det kræver en vis mængde kodende viden for at få det til at fungere. Det kan dog være nyttigt at udfylde hullerne i forskellige arbejdsgange og tilpasse apps som Google Docs og Gmail til at arbejde i specifikke brugssager.
Google Kalender er en gratis onlinekalender, som du kan bruge til at holde styr på begivenheder og administrere rejseplaner på dit arbejdssted. Dit team kan bruge det sammen til at styre begivenheder relateret til arbejde, såsom møder og konferencer. Det er også designet til at arbejde sammen med resten af Google Workspace og kan bruges til at tildele opgaver og tidsplaner til medarbejderne.
Google Jamboard er derimod et gratis online whiteboard for enkeltpersoner og virksomheder. Det er repræsenteret af en delt hvid skærm, hvorpå du kan tegne, indsætte billeder og tilføje tekst. Det kan bruges til hurtigt at formidle ideer og information under online konferencer og bestyrelsesmøder.
Google Vault hjælper dig med at indsamle, organisere, se og eksportere data relateret til din organisations arbejdsgang på Google Workspace. Det kan bruges til at spore samtaler, dokumentere begivenheder og overvåge hele din organisations arbejdsproces. Det fungerer dog ikke som et alternativt backupværktøj til dine data på Workspace.
Google Cloud Search er en kunstig intelligens-teknologi, der hjælper dig med at spore data på tværs af alle dine apps på Workspace. Den er tilgængelig i form af en digital assistent og søgemaskine, der hurtigt kan lokalisere placeringen af dine søgte data. Mens Vault bruges af virksomhedsadministratorer til eDiscovery, bruges Google Cloud Search af medarbejdere til hurtigt at finde og få adgang til oplysninger vedrørende organisationen på tværs af hele Google Workspace.
Planer og priser
I meget lang tid tilbød G Suite for Business en enkelt abonnementsplan for $ 12 pr. Måned, der gav brugerne adgang til hele Googles produktivitetssuite. Imidlertid er der med ændringen af G Suite til Google Workspace blevet annonceret flere ændringer sammen med nye månedlige abonnementsplaner for forretningsbrugere.
Google Workspace tilbyder tre abonnementsplaner på forretningsplan og to planer på virksomhedsniveau.
Business Starter, der koster $ 6 pr. Bruger pr. Måned, giver dig adgang til 30 GB cloud-lager pr. Bruger og tillader videoopkald med op til 100 deltagere. Den leveres også med sikkerhedskontrol, standardstøtte og en tilpasset forretnings-e-mail. Denne pris inkluderer alle Googles produktivitetsrelaterede applikationer
Herefter følger Business Standard, som koster $ 12 pr. Bruger pr. Måned og tilbyder 2 TB cloud-lager pr. Bruger og 150 deltagervideokonferencer med optagefunktioner. Resten af funktionerne er stort set de samme.
Dernæst har vi Business Plus, som koster $ 18 pr. Bruger pr. Måned. Denne plan tillader 250 deltagere pr. Videoopkald og 5 TB lagerplads pr. Bruger. Denne plan leveres med alle de funktioner, der er inkluderet i start- og standardplanerne sammen med adgang til Google Vault til eDiscovery, som ikke er inkluderet i disse planer.
Virksomhedsplaner tilbyder endnu mere med ubegrænsede brugere pr. Konto og ubegrænset lagerplads pr. Bruger, men de kræver, at du kontakter virksomhedens salgsafdeling for tilpasset prisfastsættelse. Imidlertid forventes det at koste omkring $ 20 pr. Bruger pr. Måned og $ 30 pr. Bruger pr. Måned for henholdsvis Enterprise Standard og Enterprise Plus.
Support
Google Workspace leveres fyldt med en gratis supportplan, som kan opgraderes til endnu flere funktioner. Den gratis plan tilbyder standard sags- og telefonsupport med en gennemsnitlig svartid på op til 24 timer.
Premium Support fås til forretnings- og virksomhedskunder og leveres med kritisk support døgnet rundt og en responstid på kun 15 minutter. Denne plan tilbyder også skræddersyet, kontekstbevidst support og en teknisk kontoadministrator. Du skal kontakte Google Sales for at få brugerdefinerede priser.
Google Support kan kontaktes via telefon, chat eller e-mail. Telefonsupport er tilgængelig på 14 forskellige sprog. Der er også et community-forum tilgængeligt for alle betalte brugere.
Sikkerhed
Google har annonceret en hel række sikkerhedsopdateringer for at beskytte organisationer mod datatyveri og misbrug af arbejdspladsen. Faktisk er Google Workspace nu den første store databehandler, der modtager en ISO / IEC 27701-certificering. Især er der foretaget opdateringer til Gmail, Chat, Meet og Vault for at forbedre sikkerheden og organisatorisk privatliv.
Auditlogfiler og databeskyttelsesindsigt har været en vigtig del af opdateringen modtaget af Gmail. Administratorer kan se rapporter og logfiler, der hjælper med at minimere insidertrusler og overtrædelser af politikker. For eksempel har Workspace-administratorer adgang til detaljerede logfiler, der påpeger, hver gang en bruger konfigurerer automatisk videresendelse af e-mail på deres arbejdspladskonto. Gmail leveres også med avanceret spamfiltrering, malware-detektion og anti-phishing-funktioner.
Google Meet modtager også opdateringer relateret til auditlogning og misbrugsdetektion for at hjælpe med at reducere hændelser af chikane på arbejdspladsen under online møder. Eksempler inkluderer en ny funktion, der klassificerer gentagne lovovertrædere og automatisk forhindrer dem i at deltage i møder.
Google Chat modtager opdateringer, der giver administratorer adgang til revisionslogfiler, der registrerer phishing, datainfiltration og misbrug. Google er i færd med at klassificere visse chatrum som voldelige baseret på tidligere rapporter for automatisk at forhindre medarbejdere i at slutte sig til dem.
Brugere og administratorer, der søger ekstra sikkerhed under loginprocessen, kan også aktivere tofaktorautentificering på deres konti. Dette forhindrer dem i at logge ind på Google Workspace, indtil de har bekræftet deres adgangsanmodning via en engangsadgangskode sendt til deres telefon.
Konkurrencen
Den primære konkurrent til Google Workspace er produktivitetspakken kaldet Microsoft 365, tidligere kendt som Office 365 eller Microsoft Office. Microsoft 365 tilbyder et sæt produktivitetsværktøjer, der, selvom de ikke er så varierede som Google Workspace, stadig formår at skinne med det store antal funktioner, der er inkluderet pr. Produkt.
Microsoft Word er for eksempel en mere kraftfuld tekstbehandler end Google Docs, selvom de fleste synes at foretrække sidstnævnte til online samarbejde. Tilsvarende er værktøjer som Excel og Powerpoint mere funktionsrige tilbud end Sheets and Slides. Selvom det ikke er det første valg for virksomheder med eksterne arbejdspladser, har Microsoft for nylig lanceret online- og gratis-til-brug versioner af sine kontorproduktivitetsværktøjer og endda aktiveret realtids samarbejdsfunktioner for virksomheder.
Et par andre eksempler på anstændige kontorproduktivitetssuiter inkluderer Zoho Workplace og WPS Office, som begge tilbyder annonce-aktiverede gratis versioner af deres software. Selvom de ikke nødvendigvis er så magtfulde som Google Workspace, tilbyder de begge anstændige omkostningsvenlige alternativer til dem, der ikke har et budget.
Endelig dom
Google Workspace er en kraftfuld online produktivitetssuite, der prioriterer deling og samarbejde frem for alt andet. Selvom den ikke er så robust eller så kapabel som Microsoft 365, formår den stadig at udmærke sig med sin funktionsfyldte konkurrent, når der er et opfordring til, at forskellige medarbejdere i en organisation samarbejder eksternt. Alt i alt er det et solidt tilbud med en gennemsigtig prisstruktur og design, der fokuserer på enkelhed og funktionalitet frem for smarte gimmicks.
Gmail er den mest populære e-mail-udbyder i verden med næsten to milliarder brugere over hele verden fra 2022-2023. Det er også det primære salgsargument for Google Workspace. Kombineret med sine omfattende realtids samarbejdsfunktioner giver Workspace et ret stærkt tilbud til en stærk produktivitetssuite.
- Vi har også fremhævet den bedste kontorsoftware