At leve i en virtuel verden lige nu behøver ikke at være så begrænsende. Selvom det er sandt, at mange af os er selvisolerende og udnytter arbejdet ved hjælp af en forretnings-laptop og Zoom-chat, er der måder at afholde en virtuel begivenhed til et forretningsmøde, videokonference, produktdemonstration eller endda en fuldgyldig kick-off fest. Som forretningsledere behøver vi ikke spekulere på, om folk springer ud af begivenheden eller endda undgår at deltage, fordi der er bedre muligheder.
Heldigvis gælder mange af principperne og begreberne fra en reel personlig begivenhed stadig for at afholde en virtuel begivenhed - helt ned til snacks og kaffe og til-at-kende-tid. Det er en god ide at efterligne en rigtig begivenhed så meget som muligt for at hjælpe folk med at føle sig godt tilpas og deltage, og også så de holder fast i begivenheden og ikke pludselig falder ud.
Selvom der kan være nogle få tekniske forhindringer, er det stadig muligt at engagere sig med masserne på en måde, der er effektiv og produktiv og fører til samme succesniveau. Den vigtigste del af dette er at være forsætlig - indse, at folk er bekymrede og stressede over den verdensomspændende pandemi, og at de har mange ting, der konkurrerer om deres opmærksomhed. Når der er en strømlinet tilgang til begivenheden, ensartet kommunikation og ekstra fordele involveret, vil du opdage, at folk er lige så interesserede og fangne.
1. Kommuniker om hvad du kan forvente
Et af de vigtigste trin for enhver begivenhed er en overførsel fra den virkelige verden. Jo mere du kan kommunikere om, hvad du kan forvente - ved hjælp af en dagsorden, et websted med flere detaljer, e-mails med opdateringer om tidsplanen og fotos af dem, der taler - jo bedre. Dette udnytter det grundlæggende menneskelige behov for at være ”i viden” om enhver begivenhed.
Det hjælper også deltagerne med at vide, om arrangementet vil være meget struktureret og umagen værd, selvom det er ”nødvendigt” for dem. (Undgå fejlen ved at tro, at en krævet begivenhed automatisk vil garantere succes.) En virtuel begivenhed er allerede hæmmet af det faktum, at en deltager måske har en smartphone, der sidder ved siden af dem eller endda et hjemmefjernsyn og en videospilkonsol. Hvis de ved, at der vil være detaljeret diskussion og beslutningstagning involveret, sætter de telefonen til side.
2. Brug Facebook-begivenhedsfunktioner
Der er noget næsten magisk ved at bruge funktionerne til Facebook-begivenheder. For det første i et virtuelt miljø, hvor alle er på en bærbar computer og bruger Zoom til at deltage, er begivenhedsfunktionerne på sociale medier rent guld. De får det hele til at virke mere officielt. Men begivenhedsfunktionerne gør også meget mere end det.
Fordi vi alle er distraheret i disse dage med flere muligheder for, hvordan vi opretter forbindelse, sender begivenhedsfunktionerne underretninger som påmindelser og sporer, hvem der faktisk deltager, og hvem der springer ud. Disse data kan hjælpe dig til hvert møde. Når du har afholdt en begivenhed, kan du derefter spore succesen og kontakte dem, der sprang direkte ud. Og undervurder ikke værdien af gruppepres. Begivenhedsfunktionerne viser de potentielle deltagere, der ellers har aftalt at være en del af arrangementet.
3. Planlæg for improviseret diskussion
En anden lektion lært af begivenheder i den virkelige verden er at give mulighed for improviserede diskussioner. Der er en fristelse til at komme i gang med det samme, at springe lige ind på dagsordenen. Undgå dette scenario. Igen taler vi om distraherede mennesker, der deltager på en bærbar computer. De fleste af os har brug for en periode for at tilpasse os det underlige ved at deltage i en virtuel begivenhed, og vi vil gerne lære dem, der deltager, at kende på en ikke-struktureret måde.
Tillad mindst 10 minutter eller mere for folk at indhente, chatte om vejret og endda komme ind på personlige problemer. Ingen kan lide at deltage i et møde, hvor der er en kold, steril dagsorden og et hovedtalende hoved. Selv i den virkelige verden er dette begivenheder, som folk springer ud af, så snart de starter.
4. Lav tre gange så meget forfremmelse
For at sikre, at en virtuel begivenhed er en succes, er det vigtigt at minde deltagerne flere gange. Antag, at folk er ekstremt distraherede, så du bliver nødt til at promovere begivenheden tre gange så meget eller mere. Dette kan omfatte afsendelse af e-mails, tekstbeskeder, chatmeddelelser på sociale medier og andre invitationer ud over hvad du normalt nogensinde ville gøre. At forstå, hvordan folk bruger digital kommunikation - dvs. de ruller hurtigt forbi ting - betyder, at du bliver nødt til at overkommunikere med dem og prøve at fange deres interesse og opmærksomhed.
Et tip her er at spore succesen med alle invitationer til hver begivenhed. Hvis du sender e-mails, skal du sørge for at bruge et værktøj, der kan spore, om potentielle deltagere åbnede og læste beskeden. Hvis du poster på sociale medier, skal du spore likes og delinger. Dette hjælper dig med at være bevidst om, hvor ofte du kommunikerer om begivenheden, og hvad der har fungeret eller ikke har fungeret tidligere.
5. Tilskynd snack og kaffe tid
Gæt hvad? En af grundene til at vi deltager i rigtige personlige møder er gratis snacks. Det er menneskelig natur. I en virtuel indstilling kan dette være udfordrende, men ikke umuligt. Hvis du beslutter at afholde et selskabsmøde om et par uger og ønsker, at alle skal deltage, skal du prøve at tilbyde lignende incitamenter. På begivenhedsadministrationswebstedet EventBrite kan du for eksempel oprette en registreringsside for dine medarbejdere. Hvis de udfylder det og klikker på de rigtige muligheder under tilmeldingen, kan du tilbyde en kampagnekode til en gratis UberEats-levering eller en gratis bagel på et lokalt spisested - leveret til mødet.
Lad os sige, at du planlægger en ny produktlancering - send hver deltager en gratis kode til en kop kaffe på Starbucks, som de kan bruge til mødet. Dette koncept kan virke som old-school, og medarbejdere eller ledsagere kan bare bruge koden og ikke deltage i mødet, men i det mindste er det et forsøg på at efterligne et virkeligt incitament, der rent faktisk fungerer.
- For professionelle konferencer, tjek de bedste konferencetelefoner.
